Struktur. Datenschutz. Effizienz.
Digitale Personalakte mit ELO
DSGVO-konforme Verwaltung aller Mitarbeiterdokumente – zentral, sicher und jederzeit verfügbar.
Ausgangslage
Wenn Personalakten Zeit kosten und Risiken erzeugen.
In vielen Unternehmen liegen Personalunterlagen noch verteilt in Papierakten, Netzlaufwerken oder einzelnen Systemen. Der Zugriff ist eingeschränkt, Prozesse sind langsam – und Datenschutzanforderungen schwer kontrollierbar.
Typische Herausforderungen:
- Dezentrale oder papierbasierte Personalakten
- Hoher administrativer Aufwand in HR
- Fehlende Transparenz über Dokumentenstände
- Unsichere Zugriffsrechte
- Erhöhtes DSGVO-Risiko
- Aufwendige Bereitstellung von Unterlagen bei Prüfungen
- Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
Lösung
Eine digitale Personalakte für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
Die ELO Personalakte bündelt alle HR-Dokumente strukturiert an einem Ort – von der Bewerbung bis zum Austritt. Con-Solutions bildet Ihre HR-Prozesse exakt ab und sorgt für klare Strukturen und sichere Zugriffe.
Zentrale Funktionen:
- Zentrale, digitale Personalakten
- Strukturierte Ablage nach Aktenarten
- Rollen- und Berechtigungskonzepte
- Automatische Wiedervorlagen und Fristen
- Versionierung und Protokollierung
- Schnelle Recherche und Volltextsuche
- Personalmanagement-Cockpit
- Organigramm Ihres Unternehmens
- Self-Service-Funktionen für Ihre Mitarbeiter
- Automatische Einhaltung von Löschfristen
- Schnittstelle für Digitale Signaturen
Ergebnis
Mehr Effizienz für HR. Mehr Sicherheit für das Unternehmen.
Mit der digitalen Personalakte reduzieren Sie administrativen Aufwand und erfüllen gleichzeitig alle datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Ihre Vorteile:
- Deutlich weniger Verwaltungsaufwand
- Schneller Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente
- DSGVO-konforme Verarbeitung und Archivierung
- Klare Trennung sensibler Inhalte
- Entlastung der Personalabteilung
- Bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Behörden
- Optimal verzahnt mit weiteren ELO Lösungen (E-Mail-, Vertrags-, Meeting- und Bewerbermanagement)
Bereit für ELO?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Con-Solutions für Sie sinnvoll ist.
In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse und zeigen Ihnen strukturiert auf, welche digitalen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen.
Einsatz
Für alle HR-Dokumente – in jeder Unternehmensgröße.
ELO entfaltet seine volle Stärke im Zusammenspiel mit bestehenden Systemen. Con-Solutions sorgt für eine saubere, stabile und zukunftssichere Integration.
Typische Inhalte der digitalen Personalakte:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Zeugnisse und Qualifikationen
- Abmahnungen und Schriftverkehr
- Krankmeldungen und Bescheinigungen
- Schulungs- und Weiterbildungsnachweise
- Automatisierte Onboardingprozesse
Integration u. a. mit:
- HR- und ERP-Systemen
- E-Mail-Systemen (Microsoft Outlook)
- ELO DMS und Workflows
- ELO Vertrags-, Meeting- und Bewerbermanagement
- Bestehenden Archiv- und Dokumentensystemen
- Digitalen Signatursystemen
- Zeiterfassungssystemen (z.B. ELO for timeCard)
Sicherheit
Datenschutz nach höchsten Standards.
Die ELO Personalakte erfüllt sämtliche Anforderungen an Datenschutz und Compliance.
DSGVO-Features:
- Granulare Zugriffsbeschränkungen
- Protokollierung aller Zugriffe
- Revisionssichere Archivierung
- Trennung sensibler Daten
- Unterstützung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Vorgehen
Strukturiert eingeführt – ohne Umwege.
Unser Fokus liegt auf Alltagstauglichkeit und bewährten Standards.
1. Analyse bestehender HR-Strukturen
2. Definition der Aktenlogik und Berechtigungen
3. Systemkonfiguration und Datenübernahme
4. Testphase mit HR-Anwendern
5. Schulung und produktiver Betrieb
Expertise
HR-Digitalisierung aus Erfahrung.
- 100 % Fokus auf ELO
- Über 450 umgesetzte Projekte
- Tiefe Erfahrung mit DSGVO-Anforderungen
- Mittelstands- & HR-Fokus
- Hosting & Betrieb in deutschen Rechenzentren
Nächster Schritt
Möchten Sie Ihre Personalverwaltung nachhaltig vereinfachen?
In einer 45-minütigen Präsentation zeigen wir Ihnen, wie die digitale Personalakte mit ELO in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.
Häufig gestellte Fragen
Sie erhalten einen klaren Überblick über die passenden ELO-Module, Workflows und Integrationen – bezogen auf Ihre aktuelle Situation.
Keine. Wir stellen gezielte Fragen und führen Sie strukturiert durch die Session.
In der Regel innerhalb von 1–3 Wochen – abhängig vom gewünschten Funktionsumfang.
Ja. ELO verfügt über stabile Schnittstellen zu allen gängigen ERP- und FiBu-Systemen.
Die Kosten hängen von Modulen, Nutzerzahlen und Integrationen ab. Sie erhalten ein konkretes Realisierungskonzept nach der Analyse.