Pflicht. Effizienz. Kontrolle.
Eingangsrechnungsmanagement
mit ELO
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit ELO – digital, transparent und nachvollziehbar, nahtlos angebunden an Ihre ERP- und Finanzsysteme. Mit dem Eingangsrechnungsmanagement in ELO schaffen Unternehmen einen durchgängigen digitalen Prozess: von der Erfassung der Eingangsrechnung über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an Finanzbuchhaltung, ERP-System und Archiv.
Übersicht
Digitale Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche
Papierbelege, E-Mail-Anhänge, manuelle Freigaben und unklare Zuständigkeiten bremsen Rechnungsprozesse aus. Mit ELO werden Eingangsrechnungen zentral erfasst, automatisch erkannt, den richtigen Vorgängen zugeordnet und über digitale Workflows zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet.
Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Nachvollziehbarkeit und sichere Einhaltung interner sowie gesetzlicher Anforderungen.
Mehrwerte auf einen Blick:
- Digitale Erfassung von Eingangsrechnungen aus E-Mail, Scan oder Upload
- Automatische Belegerkennung und strukturierte Datenextraktion
- Digitale Rechnungsprüfung mit klaren Zuständigkeiten
- Mehrstufige Freigabeprozesse nach Kostenstelle, Betrag, Projekt oder Abteilung
- Revisionssichere Archivierung im ELO DMS
- Ablage mit Blick auf GoBD-Anforderungen und nachvollziehbare Prozesse
- Integration in ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
- Transparenter Status jeder Rechnung in Echtzeit
Ihre Vorteile
Beschleunigte Prozesse. Mehr Sicherheit.
Mit ELO wird aus einem fehleranfälligen manuellen Rechnungsprozess ein klar strukturierter, digitaler Workflow. Jede Rechnung landet automatisch bei der richtigen Person, jeder Schritt wird dokumentiert, jede Freigabe bleibt nachvollziehbar.
Kürzere Durchlaufzeiten
Automatisierte Workflows beschleunigen Prüfung, Kontierung und Freigabe. Rechnungen bleiben nicht mehr in E-Mail-Postfächern, Papiermappen oder Abteilungsschleifen hängen.
Weniger Handarbeit
Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und übernommen. Manuelle Erfassung, Weiterleitung und Suche nach Belegen werden deutlich reduziert.
Volle Transparenz
Alle Beteiligten sehen jederzeit, wo sich eine Rechnung befindet, wer zuständig ist und welche Schritte bereits erledigt wurden.
GoBD & Compliance
ELO unterstützt die nachvollziehbare Archivierung und Dokumentation Ihrer Rechnungsprozesse. Damit schaffen Sie eine belastbare Grundlage für interne Kontrollen.
Mobiler Zugriff
Freigaben können ortsunabhängig erfolgen – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Das erhöht die Geschwindigkeit und reduziert Liegezeiten.
Skalierbare Prozesse
Ob einzelnes Unternehmen, mehrere Standorte oder Holding-Struktur: ELO wächst mit Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren organisatorischen Anforderungen.
Herausforderungen
Typische Herausforderungen im Rechnungsprozess
Viele Unternehmen arbeiten im Rechnungswesen noch mit gewachsenen Strukturen: Rechnungen kommen per E-Mail, Post, Scan oder über Portale. Freigaben erfolgen manuell. Rückfragen laufen über E-Mail. Belege werden mehrfach abgelegt oder sind nicht auffindbar.
ELO löst genau diese Bruchstellen.
Häufige Probleme ohne digitales System:
- Rechnungen liegen zu lange bei einzelnen Personen
- Skontofristen werden verpasst
- Freigaben sind nicht eindeutig dokumentiert
- Zuständigkeiten sind unklar
- Belege werden manuell gesucht
- Rechnungsdaten werden mehrfach erfasst
- Prüfprozesse sind schwer auditierbar
- Archivierung und Compliance hängen von manueller Disziplin ab
Lösung
Mit ELO entsteht daraus ein kontrollierter Prozess
Statt manueller Insellösungen entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow für alle Eingangsrechnungen.
Ihre Lösung:
- Zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen
- Automatische Klassifizierung und Zuordnung
- Digitale Prüfung und Freigabe
- Klare Rollen, Rechte und Eskalationen
- Nachvollziehbare Historie aller Bearbeitungsschritte
- Übergabe an ERP- und FiBu-Systeme
- Revisionssichere Archivierung im digitalen Archiv
Ablauf
So funktioniert Eingangsrechnungsmanagement mit ELO
Von der Rechnung bis zur Zahlung. ELO bildet den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab. Jeder Schritt wird strukturiert, dokumentiert und automatisiert unterstützt.
Rechnungseingang
Rechnungen werden zentral erfasst – per E-Mail, Scan, Upload oder aus angebundenen Systemen. Papierbelege und digitale Rechnungen laufen zusammen.
Belegerkennung
Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, IBAN, Steuerbetrag oder Bestellbezug werden automatisch erkannt.
Prüfung und Kontierung
Die Rechnung wird sachlich geprüft, kontiert und mit vorhandenen Informationen abgeglichen (Kostenstellen, Projekte, Bestellungen).
Digitale Freigabe
ELO leitet die Rechnung automatisch weiter. Freigaberegeln können nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle oder Gesellschaft definiert werden.
Übergabe an ERP und FiBu
Nach Abschluss der Prüfung werden Daten und Dokumente an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem übergeben.
Revisionssichere Archivierung
Die Rechnung und alle Prozessinformationen werden nachvollziehbar im ELO-Archiv abgelegt. Freigaben und Versionen bleiben nachvollziehbar.
Integration
Nahtlos angebunden an Ihre Systemlandschaft
ELO entfaltet seine volle Stärke im Zusammenspiel mit bestehenden Systemen. Con-Solutions sorgt dafür, dass Eingangsrechnungen nicht isoliert verwaltet werden, sondern sauber in Ihre IT-, ERP- und Finanzprozesse eingebunden sind.
Typische Anbindungen:
- SAP, zum Beispiel SAP Business One
- Microsoft Dynamics / Business Central
- DATEV
- Diamant
- Sage
- Salesforce
- Weitere ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme
Technische Highlights:
- Bi-direktionaler Datenaustausch
- Übergabe von Rechnungsdaten und Belegen
- Revisionssichere Archivierung
- Mandanten- und standortübergreifende Prozesse
- Rollen- und Rechtekonzepte
- Workflowsteuerung mit Eskalationen
- Optionales Hosting in deutschen Rechenzentren
- Skalierbare Architektur für wachsende Anforderungen
DATEV Integration
ELO & DATEV: Digitale Rechnungen sauber verbinden
Für viele Unternehmen ist DATEV der zentrale Baustein in Finanzbuchhaltung und Steuerberatung. Mit ELO können Eingangsrechnungen digital verarbeitet, nachvollziehbar archiviert und strukturiert für die weitere Verarbeitung in DATEV bereitgestellt werden.
Dadurch reduzieren Sie manuelle Übergaben, verbessern die Datenqualität und schaffen einen klar nachvollziehbaren Prozess zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberatung.
Vorteile der DATEV-Anbindung:
- Strukturierte Übergabe relevanter Rechnungsdaten
- Zentrale Archivierung der Originalbelege in ELO
- Weniger manuelle Erfassung
- Bessere Nachvollziehbarkeit für Buchhaltung und Steuerberatung
- Schnellere Bereitstellung prüfungsrelevanter Unterlagen
- Einheitlicher digitaler Rechnungsprozess
Zielgruppe
Für wen ist ELO Eingangsrechnungsmanagement sinnvoll?
ELO eignet sich für Unternehmen, die regelmäßig Eingangsrechnungen bearbeiten und ihre Prozesse effizienter, transparenter und sicherer machen möchten.
Besonders relevant für:
- Mittelständische Unternehmen
- Unternehmensgruppen und Holdings
- Organisationen mit mehreren Standorten
- Unternehmen mit mehreren ERP- oder FiBu-Systemen
- Buchhaltungen mit hohem Rechnungsvolumen
- Unternehmen mit komplexen Freigabeprozessen
- Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen
- Teams, die papierbasierte Rechnungsprozesse ablösen möchten
Wo ELO sofort Wirkung entfaltet
Rechnungseingang per E-Mail
Eingangsrechnungen werden automatisch aus zentralen Postfächern übernommen, erkannt und in den digitalen Workflow überführt.
Mehrstufige Freigaben
Rechnungen werden abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Gesellschaft automatisch an die richtigen Freigabestellen geleitet.
Vertretungsregelungen
Bei Abwesenheiten können Rechnungen automatisch an definierte Vertretungen weitergeleitet werden. Dadurch bleiben Prozesse stabil.
Skontofristen im Blick
Durch transparente Statusanzeigen und beschleunigte Freigaben sinkt das Risiko, Zahlungs- und Skontofristen zu verpassen.
Audit und Nachweisführung
Alle Bearbeitungsschritte, Freigaben und Dokumente bleiben nachvollziehbar dokumentiert und können schnell bereitgestellt werden.
Vorgehen
Strukturiert eingeführt. Sauber umgesetzt.
Con-Solutions führt ELO nicht als isolierte Software ein, sondern als belastbaren Geschäftsprozess. Ziel ist eine Lösung, die im Alltag funktioniert, von den Anwendern akzeptiert wird und langfristig stabil bleibt.
Analyse Ihrer Rechnungsprozesse
Wir erfassen Ihre bestehenden Abläufe, Eingangskanäle, Freigabelogiken, Systemlandschaft und Compliance-Anforderungen.
Definition von Rollen
Gemeinsam legen wir fest, wer welche Rechnungen prüfen, kontieren oder freigeben darf (inkl. Vertretungen und Eskalationen).
Systemkonfiguration
ELO wird passend zu Ihren Prozessen konfiguriert und an ERP-, FiBu- oder Warenwirtschaftssysteme angebunden.
Testphase mit realen Belegen
Die Workflows werden mit realistischen Rechnungen getestet. Erkennung, Freigabe, Übergabe und Archivierung werden validiert.
Schulung und Go-Live
Ihr Team wird eingeführt, zentrale Anwender werden geschult und der produktive Betrieb wird begleitet.
Betreuung und Optimierung
Nach dem Go-Live unterstützt Con-Solutions bei Anpassungen, Erweiterungen, Updates und Prozessoptimierungen.
Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS
Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen. Der Fokus liegt auf stabilen Dokumentenprozessen, sauberer Integration und praxistauglicher Umsetzung im Mittelstand.
Warum Con-Solutions?
- Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO-Lösungen
- Über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
- Erfahrung mit komplexen IT- und ERP-Landschaften
- Mittelstands- und Compliance-Fokus
- ELO Certified Business Partner
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- Persönliche Betreuung durch spezialisierte Ansprechpartner
- Standorte in Hamburg und Rostock
Was sich nach der Einführung verändert
Mit ELO Eingangsrechnungsmanagement wird der Rechnungsprozess messbar klarer, schneller und kontrollierbarer.
Typische Effekte:
- Rechnungen werden schneller verarbeitet
- Freigaben werden transparenter
- Suchzeiten sinken deutlich
- Manuelle Erfassung wird reduziert
- Skonto- und Zahlungsfristen werden besser eingehalten
- Buchhaltung und Fachabteilungen arbeiten strukturierter zusammen
- Compliance- und Audit-Anforderungen werden leichter erfüllbar
- Dokumente sind zentral und nachvollziehbar verfügbar
Häufig gestellte Fragen
ELO unterstützt die nachvollziehbare Archivierung und Dokumentation digitaler Rechnungsprozesse. Entscheidend ist zusätzlich die korrekte organisatorische und technische Umsetzung im Unternehmen. Con-Solutions begleitet Sie bei der passenden Konfiguration.
Ja. ELO kann an verschiedene ERP-, FiBu- und Warenwirtschaftssysteme angebunden werden, darunter SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, Diamant, Sage und weitere Systeme.
Ja. ELO eignet sich auch für mandanten-, standort- und gesellschaftsübergreifende Prozesse. Freigaben, Rechte und Workflows können entsprechend abgebildet werden.
Ja. Rechnungen können ortsunabhängig geprüft und freigegeben werden, sofern der Prozess entsprechend eingerichtet ist.
Nicht zwingend. In vielen Projekten werden bestehende Abläufe zunächst analysiert, bereinigt und anschließend digital in ELO abgebildet. Ziel ist nicht maximale Komplexität, sondern ein stabiler, verständlicher Prozess.
Das hängt von Rechnungsvolumen, Freigabelogik, Systemlandschaft und Integrationsanforderungen ab. Ein klar abgegrenzter Standardprozess lässt sich deutlich schneller umsetzen als eine komplexe Holding-Struktur mit mehreren ERP-Systemen.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie ELO Ihre Rechnungsverarbeitung beschleunigen, strukturieren und sicherer machen kann. In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre aktuellen Prozesse und zeigen Ihnen, welche Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Praxisbeispiele
Passende ELO-Projekte aus der Praxis.
Sehen Sie, wie Unternehmen ähnliche Prozesse mit ELO strukturiert und in ihre Systemlandschaft integriert haben.