E-Rechnung im Übergang
E-Rechnung 2026, 2027 und 2028: Fristen richtig einordnen
Die Umstellung auf E-Rechnungen betrifft nicht nur den Versand. Buchhaltung, Einkauf, IT und Steuerberatung müssen unterscheiden, ob ein Geschäftsfall in den deutschen B2B-Anwendungsbereich fällt, welche Übergangsregel gilt und ob der Empfänger strukturierte Daten tatsächlich annehmen und verarbeiten kann. Dieser Leitfaden ordnet die BMF-Informationen mit Review-Datum 11. September 2026 ein und übersetzt sie in prüfbare Prozessfragen. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung und keine Prüfung des einzelnen Rechnungsfalls.
Im deutschen B2B-Bereich müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, während für ihre Ausstellung nach BMF-Stand März 2026 Übergangsregeln gelten, die von Umsatz, Zeitraum und dem konkreten Geschäftsvorfall abhängen und grundsätzlich Ende 2027 auslaufen; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. Der Empfang ist seit dem 1. Januar 2025 zu organisieren. Bis zum 31. Dezember 2026 sind für die Ausstellung noch Übergangswege vorgesehen. Bis zum 31. Dezember 2027 kann eine weitere Übergangsregel gelten, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Ab 2028 ist die strukturierte Rechnung im inländischen B2B-Anwendungsbereich der Regelfall. Empfangsfähigkeit bedeutet praktisch: geeigneten Kanal, Zuständigkeit, lesbare Originaldatei und geregelte Fehlerbearbeitung festlegen. Prüfen Sie Ausnahmen, Vertragsbeziehungen, Empfängerformat und den aktuellen Verwaltungsstand gemeinsam mit Steuerberatung und Fachverantwortlichen, bevor ein Produktionsweg verbindlich für alle festgelegt wird.
Review- und Quellenstand
Die Fristen in diesem Beitrag wurden am 11. September 2026 gegen die BMF-FAQ mit dem sichtbaren Quellenstand „Stand: März 2026“ und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geprüft. Technische Prozessbeispiele beschreiben keine rechtliche Zusage: Software, Formatprüfung oder Archivierung ersetzen weder steuerliche Einzelfallprüfung noch organisatorische Verantwortung.
Welche Übergangsfrage in welchem Jahr gestellt werden muss
Die BMF-Regeln sind keine Projektphasen. Sie beschreiben, wann Rechnungsaussteller bestimmte Übergangswege noch nutzen können. Für den eigenen Ablauf ist deshalb zusätzlich zu prüfen, wie Rechnungen eingehen, validiert, geklärt, freigegeben und aufbewahrt werden.
Empfang ab dem 1. Januar absichern
Der erste belastbare Schritt ist der Empfang. Benennen Sie eine Adresse oder ein Portal, legen Sie Vertretungen fest und dokumentieren Sie, welche Stelle XML-Dateien, hybride Dateien und Rückfragen entgegennimmt. Das BMF macht deutlich, dass Empfangsfähigkeit nicht voraussetzt, dass jede Rechnung sofort vollautomatisch verarbeitet wird. Ein unkontrolliertes Sammelpostfach ohne Leseregel, Rechtekonzept oder Fehlerweg löst die Organisationsfrage jedoch nicht.
- Eingangskanal und Verantwortliche festhalten
- Testdatei öffnen und Originaldatei ablegen
- Rückmeldung bei nicht verarbeitbaren Dateien definieren
Ausstellung und Übergang bis 31. Dezember 2026 prüfen
Für inländische B2B-Umsätze können Rechnungsaussteller nach der BMF-Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2026 noch sonstige Rechnungen ausstellen. Papier ist dabei zulässig; ein PDF per E-Mail setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Ein einfaches PDF wird dadurch nicht zur E-Rechnung. Das ist keine Einladung, den Empfang strukturierter Rechnungen zu verschieben. Ordnen Sie jeden Fall nach Leistung, beteiligten Unternehmen, Leistungsort und Ausstellungsrolle ein. Halten Sie fest, welche Vereinbarung mit dem Empfänger besteht und wer die steuerliche Einordnung freigibt.
- B2B-Fall von B2G- und Verbrauchergeschäft trennen
- Empfängeranforderung und Vertragsweg dokumentieren
- Steuerliche Zweifelsfälle eskalieren
Umsatzgrenze von 800.000 Euro nachvollziehen
Bis zum 31. Dezember 2027 verlängert sich die Übergangsfrist für sonstige Rechnungen, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für PDF-Rechnungen bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Unabhängig von dieser Umsatzgrenze können EDI-Verfahren, die noch nicht die Voraussetzungen einer E-Rechnung erfüllen, bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Oberhalb der Umsatzgrenze gilt ab 2027 grundsätzlich die strukturierte Ausstellung, soweit keine EDI-Übergangsregel oder gesetzliche Ausnahme greift. Die Zahl ist kein Umsatzlimit des Rechnungsempfängers. Dokumentieren Sie die Quelle der Umsatzbewertung, den verantwortlichen Fachbereich und das Bezugsjahr.
- Vorjahresumsatz mit Finanzverantwortung abgleichen
- Begründung pro Aussteller dokumentieren
- Keine Schwellenwertannahme auf Empfänger übertragen
Regelbetrieb mit strukturierten Daten vorbereiten
Ab 2028 ist die strukturierte Rechnung im inländischen B2B-Anwendungsbereich der Regelfall. Planen Sie deshalb nicht nur einen Versandweg, sondern einen Datenweg: Eingang, technische Prüfung, fachliche Klärung, Freigabe, Übergabe und Archiv. Testen Sie auch fehlerhafte oder unvollständige Dateien. Ein PDF-Bild allein kann zwar für Menschen nützlich sein, ersetzt für diesen Zweck aber nicht automatisch die strukturierten Rechnungsdaten.
- Validierung vor der Weitergabe festlegen
- Ausnahmen in ein Clearing leiten
- Original und Bearbeitungsnachweise geordnet ablegen
Verwaltungsstand und Prozess nachhalten
Fristen, Versionen und Empfängerbedingungen müssen zu einem sichtbaren Review-Datum passen. Nutzen Sie mindestens einen wiederkehrenden Check mit Buchhaltung, IT und Steuerberatung: Haben sich BMF-Hinweise, Formatanforderungen, Empfangskanäle oder Schnittstellen geändert? Das Muster ersetzt keine Rechtsberatung, sorgt aber dafür, dass Annahmen nicht unbemerkt zum Dauerzustand werden.
- Quellenstand vermerken
- Änderungen einem Owner zuweisen
- Testfälle nach Systemänderungen wiederholen
Vor dem Start den konkreten Rechnungsfall statt eines Schlagworts prüfen
Ein belastbarer Check beginnt mit dem Geschäftsvorfall. Handelt es sich um einen inländischen B2B-Umsatz, einen öffentlichen Auftraggeber, einen Kleinbetragsfall oder eine Beziehung außerhalb des Anwendungsbereichs? Danach folgt die technische Frage: Welches Format verlangt oder akzeptiert der Empfänger, wie wird es übermittelt und wer kann eine Rückweisung fachlich beantworten? Für B2G-Vorgaben gelten häufig eigene Portal-, Leitweg-ID- oder Validierungsanforderungen; diese sollten nicht aus den B2B-Übergangsregeln abgeleitet werden. Kleine Beträge oder Sonderfälle sind ebenfalls nicht pauschal mit einem Formatetikett erledigt. Prüfen Sie auch, ob eine Rechnung berichtigt, storniert, über einen Dienstleister versendet oder über mehrere Gesellschaften verarbeitet wird. Diese Konstellationen können zusätzliche Daten, Ansprechpartner oder technische Wege benötigen. Eine Checkliste darf solche Sachverhalte sichtbar machen, aber sie kann keine steuerliche Beurteilung ersetzen. Halten Sie deshalb für jeden offenen Punkt fest, wer entscheidet, welche Quelle herangezogen wird und bis wann der Punkt vor dem produktiven Ablauf geklärt sein muss. Das folgende Muster ist eine wiederverwendbare Arbeitsunterlage, kein Nachweis für einen abgeschlossenen Kundenprozess.
- Muster: Geschäftsvorfall, Leistungsort und Beteiligte benennen · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
- Muster: B2B-, B2G-, Verbraucher- und Sonderfall getrennt markieren · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
- Muster: Empfängerformat, Übertragungsweg und Ansprechpartner festhalten · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
- Muster: Empfang, Lesbarkeit und Validierung mit Testdatei prüfen · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
- Muster: Rückweisungen, fehlende Pflichtfelder und Dubletten einem Clearing zuweisen · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
- Muster: Steuerliche Beurteilung und Quellenstand mit Review-Datum dokumentieren · Verantwortlich: ___ · Prüfnachweis: ___ · Erledigt: ☐
Weiterarbeiten statt raten
Vier Pfade für Fristen, Format und Prozess
Die Übergangsregel beantwortet nicht automatisch die Formatwahl oder die Verarbeitung. Diese verlinkten Bausteine machen den nächsten Arbeitsschritt sichtbar, ohne Ergebnisse oder Rechtsfolgen zu versprechen.
Fragen, die vor dem Stichtag geklärt sein sollten
Diese Antworten strukturieren die Prüfung. Für steuerliche Einzelfälle, Vertragsfragen und verbindliche Ausnahmen ist qualifizierte Beratung erforderlich.
E-Rechnungsfristen sicher umsetzen
Ziel ist es, Fristen sicher und nachvollziehbar in einen testbaren, verantworteten und dokumentierten Rechnungsprozess überführen zu können. Ein sinnvoller Start ist ein begrenzter Review mit Rechnungswesen, IT, Einkauf und Steuerberatung. Dabei werden reale Belegarten, Empfängeranforderungen, Ausnahmen und der aktuelle Quellenstand zusammengeführt. Planen Sie zuerst mit wenigen repräsentativen Lieferanten und Empfängern und erweitern Sie den Umfang erst, wenn Empfang, Fehlermeldung, Fachprüfung und Archivnachweis für diese Fälle verstanden sind. Fragen Sie ausdrücklich, welcher Nachweis bei einer Rückweisung, einem Plattformausfall oder einer nachträglichen Berichtigung benötigt wird. Auch eine einfache manuelle Übergangsverarbeitung braucht Rollen, Fristen und eine Ablage für Originaldateien. ELO Invoice kann den operativen Ablauf unterstützen, begründet aber keine Steuer-, GoBD- oder Rechtskonformität allein. Dieser Beitrag ist eine Informationshilfe und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
- B2B-Fälle und Ausnahmen priorisieren und jeweils einem verantwortlichen Team zuordnen
- Empfang und Fehlerwege anhand echter Dateien, Rückweisungen und Korrekturen testen
- Review-Datum, genutzte Quellen, offene Fragen und den nächsten Entscheidungstermin dokumentieren
- Vor dem Rollout prüfen, ob Vertretungen, Zugriffsrechte und Ansprechpartner auch bei Abwesenheit funktionieren und ob die Originaldatei bei jeder Korrektur eindeutig dem richtigen Vorgang zugeordnet bleibt, einschließlich nachvollziehbarer Information an den Lieferanten und geregelter Kontrolle durch Buchhaltung oder Einkauf
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