Vertragsmanagement mit ELO
Vertragsmanagement mit ELO Contract
Digitale Verwaltung, Überwachung und Steuerung aller Verträge – zentral, nachvollziehbar und automatisiert.
Vertragsrisiken entstehen selten im Vertrag. Sondern in der Verwaltung.
Verträge regeln zentrale Geschäftsbeziehungen: mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern, Lizenzgebern, Partnern oder Mitarbeitenden. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen noch dezentral abgelegt – in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierordnern oder persönlichen Ablagen.
Das Ergebnis: fehlende Übersicht, manuelle Fristenkontrolle, unklare Verantwortlichkeiten und unnötige Risiken.
- Verträge sind schwer auffindbar oder mehrfach abgelegt
- Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden manuell überwacht
- Verantwortlichkeiten für Prüfung, Freigabe und Verlängerung sind unklar
- Vertragsstände, Versionen und Nachträge sind nicht eindeutig nachvollziehbar
- Genehmigungen laufen per E-Mail und bleiben in Postfächern hängen
- Management und Fachabteilungen haben keine zentrale Vertragsübersicht
- Risiken entstehen durch verpasste Fristen, fehlende Dokumentation oder unvollständige Prüfprozesse
Was ist Vertragsmanagement mit ELO Contract?
ELO Contract ist eine Software für den digitalen Vertragslebenszyklus: Vertragsdaten und Dokumente werden zentral erfasst, Rollen und Freigaben gesteuert sowie Termine, Laufzeiten und Verlängerungen überwacht. Con-Solutions konfiguriert Vertragsakte, Metadaten, Workflows und Schnittstellen passend zu den tatsächlichen Vertragsarten und Verantwortlichkeiten des Unternehmens.
Die offizielle Produktseite von ELO Contract belegt Dashboard, Kalender, Versionskontrolle, Rollenrechte und konfigurierbare Workflows als Produktfunktionen. Damit daraus operative Kontrolle entsteht, werden Fristarten, Eskalationen, Freigabestufen und zulässige Bearbeitungen vorab fachlich definiert. Der Praxisleitfaden zu Fristen und Kündigungen im Vertragsmanagement zeigt die dafür nötigen Entscheidungen; die ELO ECM Suite als Dokumentenbasis erklärt Ablage, Suche und Versionierung.
ELO Contract unterstützt die Verwaltung, ersetzt aber weder juristische Vertragsprüfung noch die Verantwortung der jeweiligen Fachabteilung. Vor dem Pilotbetrieb werden reale Vertragsfälle, Fristberechnungen, Berechtigungen und Eskalationen gemeinsam mit den verantwortlichen Fachbereichen als konkrete Abnahmetests festgelegt und fachlich abgenommen.
Ein zentrales System für den gesamten Vertragslebenszyklus
Mit ELO Vertragsmanagement steuern Sie Verträge digital, nachvollziehbar und sicher. Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Vertragsakten, Fristen, Freigaben, Versionen, Nachträge und Zuständigkeiten werden strukturiert verwaltet.
Digitale Vertragsakte
Zentrale digitale Vertragsakte für alle Vertragsdokumente
Strukturierte Erfassung
Strukturierte Erfassung von Vertragsdaten und Metadaten
Fristen & Termine
Automatische Fristen- und Terminüberwachung mit Erinnerungen
Workflows
Freigabe- und Genehmigungsworkflows sowie Eskalationen
Berechtigungen
Rollen- und Berechtigungskonzepte für maximale Sicherheit
Versionierung
Nachvollziehbare Versionierung und Änderungshistorie
Zusatzvereinbarungen
Verwaltung von Nachträgen, Anlagen und Zusatzvereinbarungen
Automatisierung
Automatisierte Erstellung von Verträgen und Standardschreiben
Dashboards
Dashboard für Vertragsstatus, Laufzeiten und Risiken
Weniger Risiken. Mehr Kontrolle. Klare Verantwortung.
ELO Vertragsmanagement schafft Transparenz über alle aktiven, auslaufenden und kritischen Verträge. Fachabteilungen, Management, Einkauf, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Geschäftsführung greifen auf dieselbe Informationsbasis zu.
Mehr Überblick
Überblick über Vertragsfristen und Laufzeiten, weniger manuelle Fristenkontrolle.
Risikominimierung
Reduzierung finanzieller und rechtlicher Risiken.
Schnellere Prozesse
Schnellere Prüfung und Freigabe von Verträgen, Entlastung der Fachabteilungen.
Klare Zuständigkeiten
Eindeutige Verantwortlichkeit für jeden Prozessschritt.
Zentrale Übersicht
Zentrale Übersicht über Verträge, Status und Risiken.
Nachvollziehbarkeit
Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Freigaben, bessere Vorbereitung auf Audits.
Für welche Vertragsarten eignet sich ELO Vertragsmanagement?
ELO Contract kann Lieferanten-, Kunden-, Miet-, Leasing-, Lizenz-, Wartungs- und weitere Vertragsarten in getrennten Aktenstrukturen abbilden. Für jede Vertragsart lassen sich eigene Metadaten, Fristen, Rollen und Freigabeschritte konfigurieren. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern ob der wiederkehrende Ablauf fachlich beschrieben und technisch sinnvoll standardisiert werden kann.
Zu Beginn werden repräsentative Vertragsarten nach Volumen, Risiko, Fristendruck und beteiligten Abteilungen priorisiert. ELO Contract erhält anschließend je Kategorie passende Pflichtfelder, Wiedervorlagen und Zuständigkeiten; Sonderfälle bleiben als bewusste manuelle Entscheidung sichtbar. Die Produktdokumentation zu ELO Contract Gen 2 beschreibt den aktuellen Funktionsrahmen.
Benötigte Stammdaten oder Buchungsbezüge können über ELO-Schnittstellen zu ERP- und Fachsystemen angebunden werden. Nicht jede Vertragsart braucht denselben Workflow: Ein Mobilfunkvertrag, ein komplexer Liefervertrag und eine Rahmenvereinbarung unterscheiden sich in Prüfung und Freigabe. Der Pilot sollte daher wenige häufige Vertragsarten vollständig abbilden, bevor weitere Kategorien folgen. Erfolgskriterien werden für jede priorisierte Vertragsart vorab verbindlich dokumentiert.
Typische Einsatzbereiche:
- Lieferantenverträge
- Dienstleisterverträge
- Kundenverträge
- Rahmenverträge
- Wartungsverträge
- Miet- und Leasingverträge
- Lizenz- und Nutzungsverträge
- Software- und Cloud-Verträge
- Mobilfunkverträge
- Fuhrparkverträge
- Versicherungsverträge
- Abonnements
- Partner- und Kooperationsverträge
- Projekt- und Serviceverträge
Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft
ELO Vertragsmanagement muss nicht isoliert betrieben werden. Die Lösung kann in bestehende Systeme eingebunden werden, damit Vertragsdaten dort verfügbar sind, wo sie operativ benötigt werden.
Con-Solutions prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Schnittstellen sinnvoll sind und wie Vertragsdaten sauber zwischen den Systemen fließen.
Mögliche Integrationen:
- SAP
- Sage
- Diamant
- Microsoft Dynamics
- DATEV
- Finanzbuchhaltung
- ERP-Systeme
- Microsoft Outlook
- Microsoft 365
- E-Mail-Archivierung
- Fachanwendungen und Portale
Compliance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
Verträge enthalten sensible Informationen. Deshalb braucht Vertragsmanagement mehr als nur eine digitale Ablage. Entscheidend sind Rechtekonzepte, Protokollierung, Archivierung, Nachvollziehbarkeit und kontrollierte Prozesse.
Compliance-Aspekte:
- Archivierung mit Blick auf GoBD-Anforderungen
- Zugriffskontrollen für DSGVO-Anforderungen
- Rollen- und Rechteverwaltung
- Nachvollziehbare Protokollierung definierter Aktivitäten
- Nachweisbarkeit von Änderungen und Freigaben
- Auditfähige Dokumentation
- Schutz sensibler Vertragsinformationen
- Unterstützung interner Richtlinien und externer Vorgaben
- Unterstützung bei Anforderungen aus DORA-relevanten Prozessen
KI-Unterstützung im Vertragsmanagement
KI kann Vertragsmanagement deutlich komfortabler machen – vor allem bei Suche, Analyse, Klassifizierung und Zusammenfassung.
**Wichtig:** KI ersetzt keine rechtliche Prüfung. Sie unterstützt die tägliche Arbeit, beschleunigt Prozesse und verbessert die Auffindbarkeit relevanter Informationen.
Mögliche KI-Funktionen:
- Automatische Erkennung von Vertragsarten
- Extraktion wichtiger Vertragsdaten
- Zusammenfassung langer Vertragsdokumente
- Unterstützung bei der Suche nach Klauseln, Fristen oder Risiken
- Vorschläge für Metadaten und Verschlagwortung
- Schnellere Orientierung in komplexen Vertragsakten
- Assistenz bei Standardprozessen und wiederkehrenden Aufgaben
Strukturiert eingeführt. Alltagstauglich umgesetzt.
Einführung mit Con-Solutions
Ein Vertragsmanagement-System ist nur dann wertvoll, wenn es im Alltag funktioniert. Deshalb beginnt Con-Solutions nicht mit Technik, sondern mit Ihren Prozessen: Vertragsarten, Zuständigkeiten, Fristenlogiken, Freigaben, Risiken und bestehenden Systemen.
Vorgehen:
- Analyse Ihrer bestehenden Vertragsarten, Ablagen und Prozesse
- Definition von Rollen, Berechtigungen, Fristen und Workflows
- Konzeption der digitalen Vertragsakte und Metadatenstruktur
- Systemkonfiguration in ELO
- Integration relevanter ERP-, FiBu- oder Microsoft-Systeme
- Testphase mit realen Vertragsbeispielen
- Schulung der Anwenderinnen und Anwender
- Produktiver Betrieb und kontinuierliche Optimierung
Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS
Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen. Der Fokus liegt nicht auf Standardsoftware von der Stange, sondern auf praxistauglichen Prozessen, sauberer Integration und langfristig nutzbaren Systemen.
- ELO Business Partner
- Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO-Lösungen
- Über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
- Erfahrung mit komplexen IT-Landschaften
- Mittelstands- und Compliance-Fokus
- Beratung, Einführung, Schulung und Betreuung aus einer Hand
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- Standorte in Hamburg und Rostock
- Persönliche Betreuung statt anonymer Software-Einführung
Für wen ist ELO Vertragsmanagement besonders sinnvoll?
ELO Contract eignet sich besonders für Unternehmen mit vielen aktiven Verträgen, wiederkehrenden Kündigungs- oder Verlängerungsfristen und mehreren beteiligten Abteilungen. Ein klarer Nutzen entsteht, wenn dezentrale Ablagen, manuelle Erinnerungen oder uneinheitliche Freigaben heute Risiken und Suchaufwand verursachen und Verantwortlichkeiten künftig systematisch nachvollzogen werden sollen.
Vor der Empfehlung erfasst Con-Solutions Vertragsvolumen, Vertragsarten, Fristen, Rollen, Ausnahmen und bestehende Systeme. Unternehmen können ELO Contract je nach IT-Strategie als Teil einer betriebenen ELO-Cloud-Lösung oder in der eigenen Infrastruktur einsetzen; die konkrete Eignung hängt von Integration, Betrieb und Governance ab. Die Dokumentation von ELO Contract Gen 2 dient als Produktreferenz.
Weniger passend ist die Lösung, wenn nur einzelne Verträge ohne wiederkehrende Aufgaben existieren oder niemand fachlich für Datenqualität und Fristen verantwortlich ist. Dann sollte zuerst ein einfacher Vertragsstandard geschaffen werden. Ein Pilot mit klaren Erfolgskriterien verhindert, dass ELO Contract lediglich eine neue Ablage statt eines steuerbaren Prozesses wird. Die Entscheidung bleibt damit nachvollziehbar dokumentiert.
Besonders relevant für:
- Mittelständische Unternehmen
- Unternehmensgruppen
- Verwaltung und öffentliche Einrichtungen
- Industrie- und Handelsunternehmen
- Dienstleister
- Unternehmen mit vielen Lieferanten- oder Kundenverträgen
- Organisationen mit Audit-, Compliance- oder DORA-Anforderungen
- Unternehmen mit dezentraler Vertragsablage
- Unternehmen, die Fristen, Kündigungen und Verlängerungen zuverlässig steuern möchten
Ergebnis: Verträge werden steuerbar.
Mit ELO Vertragsmanagement verwandeln Sie verstreute Vertragsdokumente in ein strukturiertes, kontrollierbares System. Fristen werden sichtbar. Zuständigkeiten werden eindeutig. Freigaben werden nachvollziehbar. Risiken werden reduziert.
Das Ziel ist nicht nur digitale Ablage. Das Ziel ist operative Kontrolle über Ihre Vertragslandschaft.
Bereit für ELO Vertragsmanagement?
Möchten Sie Verträge, Fristen und Risiken zuverlässig im Blick behalten?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob ELO Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
In einer kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie ELO Vertragsmanagement Ihre Verträge zentral verwaltet, Fristen transparent macht und Freigaben strukturiert abbildet. Sie erhalten einen Überblick über passende ELO-Module, erste Einschätzungen zu Workflows und Integrationsmöglichkeiten.