Vertragsmanagement mit ELO

Fristen. Transparenz. Kontrolle.

Digitale Verwaltung, Überwachung und Steuerung aller Verträge – zentral, nachvollziehbar und automatisiert.

Herausforderungen

Vertragsrisiken entstehen selten im Vertrag. Sondern in der Verwaltung.

Verträge regeln zentrale Geschäftsbeziehungen: mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern, Lizenzgebern, Partnern oder Mitarbeitenden. Trotzdem werden sie in vielen Unternehmen noch dezentral abgelegt – in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierordnern oder persönlichen Ablagen.

Das Ergebnis: fehlende Übersicht, manuelle Fristenkontrolle, unklare Verantwortlichkeiten und unnötige Risiken.

  • Verträge sind schwer auffindbar oder mehrfach abgelegt
  • Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden manuell überwacht
  • Verantwortlichkeiten für Prüfung, Freigabe und Verlängerung sind unklar
  • Vertragsstände, Versionen und Nachträge sind nicht eindeutig nachvollziehbar
  • Genehmigungen laufen per E-Mail und bleiben in Postfächern hängen
  • Management und Fachabteilungen haben keine zentrale Vertragsübersicht
  • Risiken entstehen durch verpasste Fristen, fehlende Dokumentation oder unvollständige Prüfprozesse

Was ist Vertragsmanagement mit ELO?

ELO Vertragsmanagement bildet den gesamten Vertragslebenszyklus digital ab – von der Erstellung und Prüfung über Freigabe, Unterzeichnung, Ablage und Fristenüberwachung bis zur Kündigung, Verlängerung oder Archivierung.

Alle vertragsrelevanten Informationen werden zentral in einer digitalen Vertragsakte gespeichert. Workflows steuern Zuständigkeiten, Fristen und Freigaben. Dashboards schaffen Transparenz. Erinnerungen und Eskalationen verhindern, dass wichtige Termine übersehen werden.

Con-Solutions konfiguriert ELO so, dass Ihre tatsächlichen Vertragsprozesse abgebildet werden – nicht als theoretisches Standardsystem, sondern als praxistaugliche Lösung für Ihren Unternehmensalltag.

Ein zentrales System für den gesamten Vertragslebenszyklus

Mit ELO Vertragsmanagement steuern Sie Verträge digital, nachvollziehbar und sicher. Alle Beteiligten arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis. Vertragsakten, Fristen, Freigaben, Versionen, Nachträge und Zuständigkeiten werden strukturiert verwaltet.

Digitale Vertragsakte

Zentrale digitale Vertragsakte für alle Vertragsdokumente

Strukturierte Erfassung

Strukturierte Erfassung von Vertragsdaten und Metadaten

Fristen & Termine

Automatische Fristen- und Terminüberwachung mit Erinnerungen

Workflows

Freigabe- und Genehmigungsworkflows sowie Eskalationen

Berechtigungen

Rollen- und Berechtigungskonzepte für maximale Sicherheit

Versionierung

Lückenlose Versionierung und Änderungshistorie

Zusatzvereinbarungen

Verwaltung von Nachträgen, Anlagen und Zusatzvereinbarungen

Automatisierung

Automatisierte Erstellung von Verträgen und Standardschreiben

Dashboards

Dashboard für Vertragsstatus, Laufzeiten und Risiken

Ihre Vorteile

Weniger Risiken. Mehr Kontrolle. Klare Verantwortung.

ELO Vertragsmanagement schafft Transparenz über alle aktiven, auslaufenden und kritischen Verträge. Fachabteilungen, Management, Einkauf, Buchhaltung, Rechtsabteilung und Geschäftsführung greifen auf dieselbe Informationsbasis zu.

Mehr Überblick

Überblick über Vertragsfristen und Laufzeiten, weniger manuelle Fristenkontrolle.

Risikominimierung

Reduzierung finanzieller und rechtlicher Risiken.

Schnellere Prozesse

Schnellere Prüfung und Freigabe von Verträgen, Entlastung der Fachabteilungen.

Klare Zuständigkeiten

Eindeutige Verantwortlichkeit für jeden Prozessschritt.

Zentrale Übersicht

Zentrale Übersicht über Verträge, Status und Risiken.

Nachvollziehbarkeit

Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Freigaben, bessere Vorbereitung auf Audits.

Einsatzbereiche

Für welche Vertragsarten eignet sich ELO Vertragsmanagement?

ELO Vertragsmanagement ist flexibel einsetzbar und kann für unterschiedliche Vertragsarten, Abteilungen und Unternehmensbereiche konfiguriert werden.

Typische Einsatzbereiche:

  • Lieferantenverträge
  • Dienstleisterverträge
  • Kundenverträge
  • Rahmenverträge
  • Wartungsverträge
  • Miet- und Leasingverträge
  • Lizenz- und Nutzungsverträge
  • Software- und Cloud-Verträge
  • Mobilfunkverträge
  • Fuhrparkverträge
  • Versicherungsverträge
  • Abonnements
  • Partner- und Kooperationsverträge
  • Projekt- und Serviceverträge

Schnittstellen

Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft

ELO Vertragsmanagement muss nicht isoliert betrieben werden. Die Lösung kann in bestehende Systeme eingebunden werden, damit Vertragsdaten dort verfügbar sind, wo sie operativ benötigt werden.

Con-Solutions prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Schnittstellen sinnvoll sind und wie Vertragsdaten sauber zwischen den Systemen fließen.

Mögliche Integrationen:

  • SAP
  • Sage
  • Diamant
  • Microsoft Dynamics
  • DATEV
  • Finanzbuchhaltung
  • ERP-Systeme
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft 365
  • E-Mail-Archivierung
  • Fachanwendungen und Portale

Sicherheit

Compliance, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Verträge enthalten sensible Informationen. Deshalb braucht Vertragsmanagement mehr als nur eine digitale Ablage. Entscheidend sind Rechtekonzepte, Protokollierung, Archivierung, Nachvollziehbarkeit und kontrollierte Prozesse.

Compliance-Aspekte:

  • Archivierung mit Blick auf GoBD-Anforderungen
  • DSGVO-konforme Zugriffskontrolle
  • Rollen- und Rechteverwaltung
  • Lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten
  • Nachweisbarkeit von Änderungen und Freigaben
  • Auditfähige Dokumentation
  • Schutz sensibler Vertragsinformationen
  • Unterstützung interner Richtlinien und externer Vorgaben
  • Unterstützung bei Anforderungen aus DORA-relevanten Prozessen

Künstliche Intelligenz

KI-Unterstützung im Vertragsmanagement

KI kann Vertragsmanagement deutlich komfortabler machen – vor allem bei Suche, Analyse, Klassifizierung und Zusammenfassung.

**Wichtig:** KI ersetzt keine rechtliche Prüfung. Sie unterstützt die tägliche Arbeit, beschleunigt Prozesse und verbessert die Auffindbarkeit relevanter Informationen.

Mögliche KI-Funktionen:

  • Automatische Erkennung von Vertragsarten
  • Extraktion wichtiger Vertragsdaten
  • Zusammenfassung langer Vertragsdokumente
  • Unterstützung bei der Suche nach Klauseln, Fristen oder Risiken
  • Vorschläge für Metadaten und Verschlagwortung
  • Schnellere Orientierung in komplexen Vertragsakten
  • Assistenz bei Standardprozessen und wiederkehrenden Aufgaben

Strukturiert eingeführt. Alltagstauglich umgesetzt.

Einführung mit Con-Solutions

Ein Vertragsmanagement-System ist nur dann wertvoll, wenn es im Alltag funktioniert. Deshalb beginnt Con-Solutions nicht mit Technik, sondern mit Ihren Prozessen: Vertragsarten, Zuständigkeiten, Fristenlogiken, Freigaben, Risiken und bestehenden Systemen.

Vorgehen:

  • Analyse Ihrer bestehenden Vertragsarten, Ablagen und Prozesse
  • Definition von Rollen, Berechtigungen, Fristen und Workflows
  • Konzeption der digitalen Vertragsakte und Metadatenstruktur
  • Systemkonfiguration in ELO
  • Integration relevanter ERP-, FiBu- oder Microsoft-Systeme
  • Testphase mit realen Vertragsbeispielen
  • Schulung der Anwenderinnen und Anwender
  • Produktiver Betrieb und kontinuierliche Optimierung

Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS

Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen. Der Fokus liegt nicht auf Standardsoftware von der Stange, sondern auf praxistauglichen Prozessen, sauberer Integration und langfristig nutzbaren Systemen.

  • ELO Business Partner
  • Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO-Lösungen
  • Über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
  • Erfahrung mit komplexen IT-Landschaften
  • Mittelstands- und Compliance-Fokus
  • Beratung, Einführung, Schulung und Betreuung aus einer Hand
  • Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
  • Standorte in Hamburg und Rostock
  • Persönliche Betreuung statt anonymer Software-Einführung
ELO Certified Business Partner

Für wen ist ELO Vertragsmanagement besonders sinnvoll?

ELO Vertragsmanagement eignet sich besonders für Unternehmen, die viele Verträge verwalten, mehrere Standorte oder Abteilungen koordinieren oder hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Compliance erfüllen müssen.

Besonders relevant für:

  • Mittelständische Unternehmen
  • Unternehmensgruppen
  • Verwaltung und öffentliche Einrichtungen
  • Industrie- und Handelsunternehmen
  • Dienstleister
  • Unternehmen mit vielen Lieferanten- oder Kundenverträgen
  • Organisationen mit Audit-, Compliance- oder DORA-Anforderungen
  • Unternehmen mit dezentraler Vertragsablage
  • Unternehmen, die Fristen, Kündigungen und Verlängerungen zuverlässig steuern möchten

Ergebnis: Verträge werden steuerbar.

Mit ELO Vertragsmanagement verwandeln Sie verstreute Vertragsdokumente in ein strukturiertes, kontrollierbares System. Fristen werden sichtbar. Zuständigkeiten werden eindeutig. Freigaben werden nachvollziehbar. Risiken werden reduziert.

Das Ziel ist nicht nur digitale Ablage. Das Ziel ist operative Kontrolle über Ihre Vertragslandschaft.

Bereit für ELO Vertragsmanagement?

Möchten Sie Verträge, Fristen und Risiken zuverlässig im Blick behalten?

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob ELO Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

In einer kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie ELO Vertragsmanagement Ihre Verträge zentral verwaltet, Fristen transparent macht und Freigaben strukturiert abbildet. Sie erhalten einen Überblick über passende ELO-Module, erste Einschätzungen zu Workflows und Integrationsmöglichkeiten.

Häufig gestellte Fragen

ELO Vertragsmanagement ist eine digitale Lösung zur zentralen Verwaltung, Überwachung und Steuerung von Verträgen. Sie unterstützt Unternehmen bei Vertragsakten, Fristen, Laufzeiten, Freigaben, Versionierung, Archivierung und Compliance.

Die Lösung eignet sich für Lieferantenverträge, Kundenverträge, Miet- und Leasingverträge, Wartungsverträge, Lizenzverträge, Rahmenverträge, Mobilfunkverträge, Fuhrparkverträge, Abonnements und viele weitere Vertragsarten.

Ja. Kündigungsfristen, Verlängerungen, Prüftermine und Wiedervorlagen können automatisch überwacht werden. Verantwortliche Personen erhalten Erinnerungen. Bei Bedarf können Eskalationen eingerichtet werden.

Ja. ELO kann Genehmigungs- und Prüfprozesse digital steuern. Zuständigkeiten, Rollen, Fristen und Eskalationen werden individuell konfiguriert.

ELO unterstützt revisionssichere Archivierung, Protokollierung, Versionierung und nachvollziehbare Dokumentation. Dadurch können Unternehmen Anforderungen aus Compliance, GoBD, DSGVO und internen Richtlinien besser erfüllen.

Ja. ELO kann mit ERP-Systemen, Finanzbuchhaltung, Microsoft 365, Outlook und weiteren Fachanwendungen verbunden werden. Con-Solutions prüft im Vorfeld, welche Integration für Ihre Prozesse sinnvoll ist.

Je nach Umfang, Anzahl der Vertragsarten, Integrationen und Workflows kann eine erste Lösung häufig innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden. Der genaue Aufwand wird nach der Prozessanalyse definiert.

Nein. Häufig ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll. Bestehende Verträge können priorisiert übernommen werden – zum Beispiel nach Vertragsart, Risiko, Frist oder Abteilung.

ELO kann Unternehmen dabei unterstützen, vertragsrelevante Informationen zu IT-Dienstleistern, Auslagerungen, Nachweisen, Dokumentationen und Prüfprozessen strukturiert zu verwalten. Die konkrete DORA-Relevanz hängt von Ihrer Organisation und den jeweiligen Prozessen ab.

Die Kosten hängen von Modulen, Nutzerzahlen, Workflows, Integrationen und gewünschtem Funktionsumfang ab. Nach der Analyse erhalten Sie ein konkretes Realisierungskonzept mit Aufwand und Empfehlung.