Digitaler Rechnungsworkflow für DIAMANT und ELO

Mit DIAMANT for ELO verbinden Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit einem strukturierten, digitalen Dokumenten- und Rechnungsworkflow. Eingangsrechnungen werden zentral erfasst, geprüft, freigegeben, an DIAMANT übergeben und nachvollziehbar in ELO archiviert. Con-Solutions unterstützt Sie dabei, ELO, DIAMANT, Rechnungsprozesse, Berechtigungen und Archivstrukturen so miteinander zu verbinden, dass Ihr Rechnungswesen schneller, transparenter und sicherer arbeitet.

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Weniger manuelle Arbeit. Mehr Kontrolle. Klare Prozesse.

DIAMANT for ELO reduziert Medienbrüche zwischen Finanzbuchhaltung, Rechnungsfreigabe und Dokumentenarchiv. Rechnungen, Buchungsinformationen und Belege bleiben nachvollziehbar verbunden.

Mehrwerte auf einen Blick

  • Nahtlose Verbindung zwischen ELO und DIAMANT
  • Digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen
  • Zentrale Ablage von Rechnungen, Belegen und Buchungsdokumenten
  • Automatisierte Freigabeprozesse mit klaren Zuständigkeiten
  • Weniger manuelle Erfassung und geringere Fehleranfälligkeit
  • Transparente Statusinformationen im Rechnungsprozess
  • Nachvollziehbare Prüf- und Freigabehistorie
  • Schneller Zugriff auf Belegbilder direkt aus dem Prozesskontext
  • Unterstützung für moderne Rechnungsformate wie PDF, XRechnung und ZUGFeRD
  • Revisionssichere Archivierung in ELO nach sauber definierten Regeln

Weil Rechnungswesen nicht an der Systemgrenze enden darf.

Viele Unternehmen arbeiten mit DIAMANT als leistungsfähiger Lösung für Rechnungswesen und Finanzprozesse. Gleichzeitig liegen Rechnungen, Freigaben, Anhänge, Verträge und Nachweise oft verteilt in E-Mail-Postfächern, Ordnerstrukturen oder manuellen Ablagen. DIAMANT for ELO schafft die Verbindung zwischen Buchungslogik und Dokumentenlogik. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Prozess: vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung, Zahlung und Archivierung.

Für wen ist DIAMANT for ELO sinnvoll?

Für Unternehmen, die DIAMANT nutzen und Rechnungsprozesse konsequent digitalisieren wollen. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits mit DIAMANT arbeiten oder DIAMANT gemeinsam mit ELO strategisch ausbauen möchten.

Typische Einsatzszenarien:

  • Rechnungen werden noch per E-Mail, PDF oder Papier verteilt
  • Freigaben erfolgen manuell oder schwer nachvollziehbar
  • Belege müssen regelmäßig gesucht, exportiert oder nachgereicht werden
  • Buchhaltung, Einkauf und Fachabteilungen arbeiten nicht im gleichen Prozess
  • Rechnungen sollen schneller geprüft und freigegeben werden
  • XRechnung und ZUGFeRD sollen strukturiert verarbeitet werden
  • GoBD, Nachvollziehbarkeit und strukturierte Ablage müssen sauber abgebildet werden
  • Buchung und Belegbild sollen dauerhaft miteinander verknüpft bleiben

Funktionsweise

So funktioniert DIAMANT for ELO

In fünf Schritten vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.

  1. Stammdaten aus DIAMANT übernehmen

    Relevante Stammdaten werden aus DIAMANT für den Rechnungsworkflow bereitgestellt. Dazu können Mandanten, Kostenstellen, Kostenträger, Lieferanten, Kunden, Sachkonten oder Zahlungsbedingungen gehören.

  2. Rechnung digital erfassen

    Eingangsrechnungen werden zentral in ELO erfasst (E-Mail, PDF, Scan, XRechnung, ZUGFeRD). Mit ELO Invoice werden Informationen ausgelesen und klassifiziert.

  3. Rechnung prüfen und freigeben

    Die Rechnung wird im ELO Workflow an die zuständigen Personen weitergeleitet. Prüfung, sachliche Freigabe, Rückfragen und Eskalationen werden dokumentiert.

  4. Buchungsdaten an DIAMANT übergeben

    Nach Freigabe werden die Buchungsinformationen an DIAMANT übergeben, optional mit Zahlsperre bis zur endgültigen Zahlungsfreigabe.

  5. Zahlungsstatus, Buchung und Beleg verknüpfen

    Nach Buchung und Zahlung werden Statusinformationen zurückgeführt und mit dem Beleg in ELO verknüpft.

Von der Rechnung bis zur Zahlung – ein digitaler Fluss.

1. Rechnungseingang

PDF, Scan, E-Mail, XRechnung, ZUGFeRD oder definierter Eingangskanal

2. Automatische Erfassung

Auslesen und Vorbelegen relevanter Rechnungsdaten

3. Formelle Prüfung

Prüfung von Pflichtangaben, Rechnungsdaten und Prozessregeln

4. Sachliche Prüfung

Weiterleitung an zuständige Fachabteilungen oder Kostenstellenverantwortliche

5. Freigabeprozess

Digitale Genehmigung, Rückfrage, Korrektur oder Eskalation

6. Übergabe an DIAMANT

Übertragung relevanter Buchungsdaten in die Finanzbuchhaltung

7. Zahlungsfreigabe

Entfernen definierter Zahlsperren nach erfolgreicher Prüfung

8. Archivierung

Revisionssichere Ablage des Belegs in ELO

9. Verknüpfung

Verbindung von Buchung, Belegbild, Status und Prozesshistorie

Was DIAMANT for ELO leisten kann

Eine detaillierte Übersicht der typischen Funktionen.

Rechnungsimport

  • Zentrale Erfassung eingehender Rechnungen
  • Verarbeitung von PDF-Rechnungen
  • Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)
  • Erfassung gescannter Papierbelege
  • Zuordnung zu Mandanten, Lieferanten und Kostenstellen

Rechnungsprüfung

  • Formelle und sachliche Prüfung
  • Mehrstufige und betragsabhängige Freigabelogik
  • Vertreterregelungen und Eskalationen bei Fristüberschreitung
  • Kommentare, Rückfragen und Nachforderungen im Workflow

Buchhaltungsintegration

  • Übergabe vorbereiteter Buchungsdaten
  • Nutzung relevanter DIAMANT-Stammdaten
  • Statusabgleich zwischen Workflow und Finanzbuchhaltung
  • Unterstützung von Zahlsperren und Zahlungsfreigaben
  • Verknüpfung von Buchung und Belegbild

Archivierung und Recherche

  • Revisionssichere Ablage in ELO
  • Zentrale Suche nach Rechnungen und Belegen
  • Zugriff über Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, Datum etc.
  • Nachvollziehbare Prozesshistorie für schnelle Auskunft

Integration mit ELO Invoice und ELO DocXtractor

DIAMANT for ELO kann mit ELO Invoice und optional mit ELO DocXtractor kombiniert werden. Dadurch lassen sich Rechnungsdaten automatisiert erkennen und strukturierte E-Rechnungen verarbeiten.

Mögliche Automatisierungen:

  • Automatische Erkennung von Rechnungsdaten
  • Auslesen von Kopf- und Positionsdaten
  • Lieferantenerkennung
  • Abgleich mit Stammdaten
  • Vorbelegung von Buchungsinformationen
  • Automatische Weiterleitung an zuständige Prüfer
  • Regelbasierte Eskalation
  • Statusrückmeldung nach Buchung und Zahlung

Compliance und Nachvollziehbarkeit

Rechnungsprozesse müssen nicht nur schnell, sondern prüfbar sein. Digitale Rechnungsverarbeitung ist nur dann belastbar, wenn Prozesse, Freigaben, Berechtigungen und Archivierung sauber definiert sind.

Wichtige Anforderungen:

  • GoBD-orientierte Ablageprozesse
  • Revisionssichere Archivierung
  • Nachvollziehbare Freigabehistorie
  • Klare Rechte- und Rollenkonzepte
  • Schutz sensibler Finanz- und Lieferantendaten
  • Dokumentierte Prozessschritte
  • Einheitliche Ablagestrukturen
  • Sichere Recherche- und Auskunftsfähigkeit

Umsetzung mit Con-Solutions

ELO im Mittelpunkt. Praxisnah und integrationsorientiert. Con-Solutions begleitet Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen.

Unsere Leistungen:

  • Analyse bestehender Rechnungsprozesse
  • Prüfung der DIAMANT- und ELO-Systemumgebung
  • Konzeption des Zielprozesses
  • Einrichtung von Workflows
  • Definition von Rollen und Berechtigungen
  • Abstimmung von Stammdaten und Buchungslogik
  • Konfiguration von ELO Invoice
  • Optionaler Einsatz von ELO DocXtractor
  • Schnittstellenabstimmung und Testläufe
  • Schulung der Anwender
  • Go-live-Begleitung
  • Laufende Betreuung und Optimierung

Ablauf

Projektablauf: Strukturiert einführen

Statt blind zu integrieren, fokussieren wir uns auf einen klaren Ablauf.

  1. Prozessaufnahme

    Wir prüfen den bestehenden Rechnungseingang und welche Informationen in DIAMANT benötigt werden.

  2. Zielbild definieren

    Gemeinsam entwickeln wir den künftigen Rechnungsworkflow inklusive Übergabe und Archivierung.

  3. Schnittstelle klären

    Wir definieren, welche Stammdaten, Buchungsinformationen und Statuswerte relevant sind.

  4. Workflow konfigurieren

    Zuständigkeiten, Regeln, Eskalationen und Berechtigungen werden in ELO eingerichtet.

  5. Tests und QA

    Typische Rechnungsszenarien werden getestet: Standardrechnung, Kostenstellenrechnung, Rückfrage etc.

  6. Schulung und Go-live

    Nach praxisnaher Einführung begleiten wir den Produktivstart und optimieren bei Bedarf.

Ein Rechnungsprozess, der im Alltag funktioniert.

Nach der Einführung von DIAMANT for ELO arbeiten Buchhaltung, Fachabteilungen und Management in einem klaren digitalen Ablauf.

Das erreichen Sie:

  • Kürzere Durchlaufzeiten
  • Weniger manuelle Erfassung
  • Höhere Prozesssicherheit
  • Bessere Transparenz im Rechnungsstatus
  • Schnellere Auskunftsfähigkeit
  • Saubere Verbindung von Buchung und Beleg
  • Weniger Rückfragen zwischen Abteilungen
  • Bessere Grundlage für Audits und Kontrollen

Kostenlose Live-Demo

Sehen Sie in einer kompakten Live-Demo, wie DIAMANT for ELO Rechnungen, Buchungsinformationen, Freigaben und Belege miteinander verbindet.

Inhalte der Live-Demo:

  • Überblick über DIAMANT for ELO
  • Typischer Rechnungsworkflow in ELO
  • Zusammenspiel von ELO Invoice, DocXtractor und DIAMANT
  • Möglichkeiten der Stammdatenübernahme
  • Übergabe von Buchungsdaten
  • Zahlsperren und Zahlungsfreigaben
  • Revisionssichere Archivierung
  • Projektablauf und nächste Schritte

Kontakt

Live-Demo anfragen

Lassen Sie uns prüfen, ob die Integration für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre bestehende Rechnungsverarbeitung und zeigen Ihnen, welche digitalen Möglichkeiten mit ELO, DIAMANT und einem strukturierten Rechnungsworkflow bestehen.

Häufig gestellte Fragen

DIAMANT for ELO verbindet DIAMANT als Rechnungswesenlösung mit ELO als Dokumentenmanagement- und Workflow-System. Ziel ist ein durchgängiger digitaler Rechnungsprozess von der Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung, Zahlung und Archivierung.

Je nach Einrichtung können unter anderem PDF-Rechnungen, gescannte Papierbelege sowie strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD verarbeitet werden.

Für einen professionellen digitalen Rechnungsworkflow ist ELO Invoice in vielen Fällen sinnvoll, weil damit Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe und Ablage strukturiert abgebildet werden können.

ELO DocXtractor kann Rechnungsdaten automatisiert auslesen und die Erfassung unterstützen. Das reduziert manuelle Eingaben und verbessert die Prozessgeschwindigkeit, besonders bei höherem Rechnungsvolumen.

Ja, projektspezifisch können relevante Stammdaten aus DIAMANT in den ELO Workflow eingebunden werden (Lieferanten, Kostenstellen, etc.).

Ja. Nach Prüfung und Freigabe können relevante Rechnungs- und Buchungsinformationen an DIAMANT übergeben werden.

Ja, der Prozess kann so gestaltet werden, dass Rechnungen zunächst mit Zahlsperre übertragen und erst nach definierter Freigabe zur Zahlung freigegeben werden.

Ja. Ziel der Integration ist die dauerhafte Verbindung von Buchung, Belegbild und Prozessinformationen.

Die Lösung kann GoBD-orientiert umgesetzt werden, wenn Archivierung, Prozessdokumentation, Berechtigungen und Aufbewahrung fachlich korrekt eingerichtet sind.

Das hängt von Systemstand, Prozesskomplexität, Rechnungsvolumen und Freigabestufen ab. Nach einer Analyse können wir den Aufwand realistisch einschätzen.

Die Kosten hängen von Modulen, Schnittstelle, Workflow-Komplexität, Anpassungen und Schulung ab. In der Live-Demo klären wir den sinnvollen Umfang.