ELO for DATEV

Digitale Belegprozesse nahtlos mit DATEV verbinden

Mit ELO for DATEV verbinden Sie Ihr ELO Dokumentenmanagement mit DATEV Rechnungswesen und schaffen einen durchgängigen digitalen Prozess für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften und weitere buchungsrelevante Belege.

Beratung zu ELO for DATEV anfragen

Ihre Vorteile auf einen Blick

Von der Erfassung bis zur sauberen Buchung.

Statt Belege manuell zu erfassen, per E-Mail weiterzuleiten, in Ordnern zu suchen oder Freigaben außerhalb des Systems zu dokumentieren, werden Dokumente zentral erfasst, automatisch erkannt, digital geprüft, freigegeben, revisionssicher archiviert und mit DATEV verknüpft.

Con-Solutions unterstützt Sie bei Beratung, Einführung, Anpassung und Betrieb von ELO for DATEV – von der technischen Schnittstelle bis zum sauberen Rechnungsworkflow.
  • Digitale Belegverarbeitung von Eingang bis Buchung
  • Automatische Erkennung und Auswertung von Rechnungsdaten
  • Digitale Freigabeprozesse mit transparenter Nachverfolgung
  • Übergabe von Buchungsvorschlägen an DATEV Rechnungswesen
  • Direkter Belegzugriff aus DATEV per Beleglink
  • Revisionssichere Archivierung im ELO System
  • Unterstützung moderner E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD
  • Weniger manuelle Arbeit, weniger Suchzeiten, weniger Medienbrüche

Problemstellung

Wenn Buchhaltung, DMS und DATEV nicht sauber zusammenspielen, entstehen Reibungsverluste

Viele Unternehmen arbeiten bereits digital – aber nicht durchgängig. Rechnungen kommen per E-Mail, über Portale, als PDF, als E-Rechnung oder weiterhin auf Papier. Danach beginnt oft ein uneinheitlicher Prozess:

Belege werden lokal gespeichert, manuell benannt, per E-Mail zur Freigabe geschickt, ausgedruckt, erneut eingescannt oder erst spät an die Buchhaltung übergeben. Rückfragen kosten Zeit. Freigaben sind schwer nachvollziehbar. Der aktuelle Status einer Rechnung ist nicht immer sichtbar. Und sobald Steuerberatung oder Buchhaltung einen Beleg benötigt, beginnt die Suche.

Genau hier setzt ELO for DATEV an.

Was ist ELO for DATEV?

Drei zentrale Ebenen einer Lösung

ELO for DATEV ist eine Lösung für Unternehmen, die DATEV Rechnungswesen einsetzen und ihre Belegprozesse mit ELO digitalisieren möchten. Die Lösung verbindet Dokumentenmanagement, Rechnungsworkflow, Belegerkennung, Archivierung und DATEV-Rechnungswesen zu einem strukturierten Prozess.

1. Belegerkennung

Eingehende Belege werden automatisch erkannt, klassifiziert und ausgelesen. Relevante Rechnungsinformationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Steuersatz oder Zahlungsinformationen können aus dem Dokument extrahiert und für den weiteren Prozess bereitgestellt werden.

2. Rechnungsworkflow

Belege werden digital geprüft, kontiert, freigegeben und dokumentiert. Zuständigkeiten, Vertreterregelungen, Eskalationen und Statusinformationen lassen sich im Workflow abbilden. Dadurch wird sichtbar, wo sich ein Beleg befindet und welche Person den nächsten Schritt ausführen muss.

3. DATEV-Integration

Nach Prüfung und Freigabe werden Buchungsvorschläge an DATEV Rechnungswesen übergeben. Über den Beleglink bleibt der ursprüngliche Beleg direkt aus DATEV heraus erreichbar. Das Ergebnis: ein durchgängiger Prozess von der Belegerfassung bis zur Buchung.

Zielgruppen

Für wen eignet sich ELO for DATEV?

ELO for DATEV eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits mit DATEV Rechnungswesen arbeiten oder ihre Buchhaltungsprozesse enger mit DATEV verzahnen möchten.

Typische Zielgruppen

  • Unternehmen mit wachsendem Rechnungsvolumen
  • Selbstbucher mit DATEV Rechnungswesen
  • Unternehmen mit mehreren Freigabestellen
  • Organisationen mit dezentralem Rechnungseingang
  • Unternehmen, die DATEV DMS classic ersetzen müssen
  • Unternehmen mit hohem Anspruch an revisionssichere Archivierung
  • Mittelständische Betriebe mit Steuerberater-Anbindung
  • Organisationen, die E-Rechnungen strukturiert empfangen und verarbeiten müssen

Besonders relevant, wenn:

  • Rechnungen aktuell per E-Mail weitergeleitet werden
  • Freigaben nicht transparent dokumentiert sind
  • Belege in unterschiedlichen Ablagen liegen
  • Buchhaltung und Fachabteilungen nicht synchronisiert arbeiten
  • Steuerberater regelmäßig Belege nachfordern
  • Belegsuche zu viel Zeit kostet
  • DATEV zwar genutzt wird, aber nicht mit dem DMS verbunden ist
  • die Umstellung auf E-Rechnung professionell vorbereitet werden soll

Der digitale Prozess

Der digitale Prozess mit ELO for DATEV

Von der Erfassung bis zum DATEV-Link – jeder Schritt nachvollziehbar.

  1. Belege erfassen

    Belege können aus verschiedenen Quellen eingehen (E-Mail, Scan, PDF, E-Rechnungen, XRechnung, ZUGFeRD). Papier wird digitalisiert, E-Rechnungen direkt übernommen. Damit entsteht eine zentrale Eingangsstruktur für alle buchungsrelevanten Dokumente.

  2. Belege automatisch erkennen

    Die Belegerkennung analysiert den Inhalt und extrahiert Daten (Kreditor, Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz, IBAN, Belegart etc.). Die Erkennung arbeitet selbstlernend und ordnet wiederkehrende Muster zunehmend besser zu.

  3. Belege strukturiert ablegen

    Nach der Erkennung entsteht ein zentrales digitales Archiv für Rechnungen, Angebote und E-Mails. Ein Beleg kann z.B. im Kreditorenordner und beim Lieferanten auffindbar sein, was doppelte Ablagen reduziert.

  4. Prüfung und Freigabe digital steuern

    Der Workflow steuert die sachliche und rechnerische Prüfung, Kontierung sowie Freigaben inklusive Vertreter- und Eskalationsregelungen. Jeder Schritt wird transparent dokumentiert.

  5. Buchungsvorschlag an DATEV

    Nach Prüfung und Freigabe werden buchungsrelevante Informationen als Buchungsvorschlag bereitgestellt, was manuellen Aufwand reduziert und fehlerfreie Buchungen sichert.

  6. Beleg direkt aus DATEV öffnen

    Über den Beleglink kann der zugehörige Originalbeleg direkt aus dem DATEV-Buchungssatz aufgerufen werden. Das beschleunigt die Klärung bei Buchhaltung, Controlling oder Prüfung.

Zentrale Funktionen

Die zentralen Funktionen von ELO for DATEV

Intelligente Belegerkennung

Erkennt Rechnungsinhalte automatisch. Nutzt selbstlernende Mechanismen, reduziert Erfassungszeit und unterstützt E-Rechnungen.

Digitaler Rechnungsfreigabeprozess

Workflow statt E-Mail. Klare Zuständigkeiten, Fristenkontrolle, Vertreterregelungen und komplett dokumentierte Freigaben.

Buchungsvorschläge

Weniger manuelles Tippen: Nach der Prüfung werden Buchungsvorschläge strukturiert an DATEV Rechnungswesen übergeben.

Beleglink aus DATEV

Der Link verbindet Buchungssatz und Dokument. Direkter Zugriff aus DATEV heraus ohne lästiges Suchen in Ordnern.

Zentrales Dokumentenarchiv

Zentrale Ablage für buchungsrelevante Dokumente, die bei richtiger Einrichtung Revisionssicherheit (GoBD) gewährleistet.

OCR-Suche & schnelle Recherche

Volltext- und Metadatensuche findet Belege, Lieferanten oder Beträge in Sekunden, ideal für Steuerberatung und Audits.

Dashboard

Überblick über laufende Rechnungen, offene Freigaben und Bearbeitungsstände – Engpässe frühzeitig erkennen.

Mobiler Zugriff

Freigaben flexibel über Web oder App. Schnelle Durchlaufzeiten, besonders bei dezentralen Teams und Geschäftsleitung.

Pflicht zur Digitalisierung

ELO for DATEV und E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für viele Unternehmen ist das nicht nur eine gesetzliche Veränderung, sondern ein Prozessproblem.

E-Rechnungen sind nicht einfach PDFs. Sie enthalten strukturierte Daten und müssen technisch sauber empfangen, verarbeitet, archiviert und in die Buchhaltung integriert werden. ELO for DATEV unterstützt die Verarbeitung relevanter E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD. Damit wird die E-Rechnung nicht isoliert betrachtet, sondern direkt in den Rechnungsworkflow eingebunden.

Das ist entscheidend, weil E-Rechnung nur dann wirklich effizient wird, wenn sie mit Prozessen wie Rechnungseingang, Validierung, Freigabe, Kontierung, Übergabe an DATEV und Archivierung verbunden ist. Con-Solutions unterstützt Sie dabei, ELO for DATEV nicht nur technisch einzuführen, sondern als belastbaren Prozess für die gesamte Buchhaltung aufzubauen.

Migration

DATEV DMS classic ablösen mit ELO for DATEV

Viele Unternehmen müssen sich mit der Ablösung bestehender DMS-Strukturen beschäftigen. Besonders relevant ist das für Organisationen, die bisher mit DATEV DMS classic gearbeitet haben oder eine moderne Alternative suchen. ELO for DATEV kann hier eine leistungsfähige Nachfolgelösung sein, weil es DMS und DATEV-Anbindung kombiniert. Con-Solutions begleitet Sie bei Analyse, Planung, Migration und Einführung.

Typische Ziele bei der Ablösung:

  • Bestehende Belege strukturiert übernehmen
  • Neue digitale Workflows definieren
  • DATEV-Anbindung sauber einrichten
  • Zugriff für Buchhaltung und Steuerberatung verbessern
  • Revisionssichere Archivierung gewährleisten
  • E-Rechnungsfähigkeit herstellen
  • Alte Ablagestrukturen vereinfachen
  • Medienbrüche reduzieren

Der Partner für Ihren Prozess

Warum Con-Solutions für ELO for DATEV?

Die Einführung von ELO for DATEV ist kein reines Softwareprojekt. Entscheidend ist, ob der Buchhaltungsprozess danach wirklich funktioniert. Con-Solutions verbindet ELO-Know-how, Prozessverständnis und Erfahrung. Wir betrachten den gesamten Weg des Belegs: Eingang, Erkennung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung und Wiederauffindbarkeit.

Unsere Leistungen:

  • Beratung zu ELO for DATEV & Analyse der Belegprozesse
  • Konzeption digitaler Rechnungsworkflows
  • Unterstützung bei DATEVconnect-Anbindung
  • Konfiguration von Belegerkennung und Ablagestrukturen
  • Vorbereitung auf die E-Rechnung
  • Unterstützung bei Ablösung bestehender DMS-Systeme
  • Schulung von Buchhaltung und Freigabeverantwortlichen
  • Laufende Optimierung nach dem Go-live

Anwendungsfälle

Typische Projektszenarien

Szenario 1: DATEV ohne ELO

Sie nutzen DATEV, möchten Belegprozesse digitalisieren und ein modernes DMS einführen. Ziel: Einführung von ELO als zentrale Plattform für Belegverarbeitung und Archivierung.

Szenario 2: ELO ohne DATEV-Schnittstelle

Ihr DMS ist vorhanden, aber Buchhaltung und DATEV sind nicht optimal integriert. Ziel: Aufbau der DATEV-Anbindung mit Workflow, Buchungsvorschlägen und Beleglink.

Szenario 3: DMS classic Ablösung

Ihre bestehende DMS-Lösung soll abgelöst werden. Prozesse sollen moderner und E-Rechnungsfähig werden. Ziel: Migration zu ELO DMS mit DATEV-Integration.

Szenario 4: Freigaben zu langsam

Rechnungen bleiben liegen, Freigaben dauern zu lange. Ziel: Einführung eines digitalen Workflows mit klaren Zuständigkeiten, Eskalationen und Dashboard.

Szenario 5: E-Rechnung etablieren

XRechnung und ZUGFeRD sollen in den gesamten Buchhaltungsprozess integriert werden. Ziel: E-Rechnung als Teil eines durchgängigen digitalen Workflows.

Vorgehensweise

Projektablauf mit Con-Solutions

Von der ersten Analyse bis zum funktionierenden Alltag.

  1. Analyse

    Wir prüfen aktuelle Eingangskanäle, Belegarten, DATEV-Programme, ELO-Strukturen, Schnittstellen sowie Archivierungs- und Compliance-Anforderungen.

  2. Prozessdesign

    Gemeinsam definieren wir Zielprozesse, Zuständigkeiten, Kontierungslogik, Eskalationen, Ablagestrukturen und Übergabeprozesse.

  3. Technische Umsetzung

    Wir richten ELO-Strukturen, Workflows, DATEVconnect, Stammdatenabgleich, Buchungsvorschläge und Beleglink in ausgiebigen Testläufen ein.

  4. Schulung und Einführung

    Wir begleiten Buchhaltung, Geschäftsführung, Steuerberatung und Freigebende mit klarer Dokumentation und zielgruppengerechten Schulungen.

  5. Optimierung nach Go-live

    Wir optimieren Erkennungsqualität, Durchlaufzeiten, Benutzerführung und Schnittstellenverhalten anhand der echten Alltagsnutzung.

Nutzen für Stakeholder

Welche Vorteile bringt ELO for DATEV konkret?

Für die Buchhaltung

Weniger manuelle Erfassung, direkter Belegzugriff, schnelle Klärung mit Fachabteilungen und bessere Vorbereitung auf den Monatsabschluss.

Für die Geschäftsführung

Mehr Transparenz über Verbindlichkeiten, Liquiditätsübersicht, saubere Dokumentation und schnellere Freigaben unabhängig von Personen.

Für Fachabteilungen

Einfache digitale Prüfung, klare Aufgaben im Workflow, weniger E-Mail-Chaos, mobile Freigaben und kein Suchen in lokalen Ablagen.

Für die Steuerberatung

Schneller Zugriff auf Belege, direkte Verbindung zwischen Buchung und Dokument, weniger Nachforderungen und strukturierte Zusammenarbeit.

Erfahrungswerte

Häufige Fehler bei der Einführung

Was Sie bei der Implementierung von ELO for DATEV vermeiden sollten.

Fehler 1: Nur Schnittstelle betrachten

Die Anbindung ist wichtig, aber der Nutzen entsteht im Prozess. Wenn Prüfung und Archivierung nicht sauber konzipiert sind, hilft auch die Schnittstelle wenig.

Fehler 2: Papier digital nachbauen

Ein schlechter analoger Prozess wird nicht besser, wenn er digital ist. Zuständigkeiten und Freigabestufen müssen kritisch überdacht werden.

Fehler 3: Zu viele Sonderfälle sofort

Der erste Projektstand sollte alltagstauglich sein. Wer sofort jeden Ausnahmefall abbilden will, erhöht die Komplexität und das Projektrisiko enorm.

Fehler 4: Anwender nicht einbinden

Die Buchhaltung muss verstehen, wie der Prozess funktioniert. Sonst entstehen schnell wieder Schattenprozesse per E-Mail und Ausdruck.

Fehler 5: Archivierung ohne Doku

Revisionssichere Archivierung braucht nicht nur Technik. Prozesse müssen organisatorisch nachvollziehbar in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden.

Erfolgsfaktoren

ELO for DATEV sauber einführen: Worauf es ankommt

Eine erfolgreiche Einführung braucht drei Ebenen. Con-Solutions betrachtet diese immer gemeinsam.

Technische Ebene

  • Systeme korrekt anbinden
  • Schnittstellen konfigurieren
  • Rechte definieren
  • Testfälle prüfen

Prozessuale Ebene

  • Eingang standardisieren
  • Freigaben definieren
  • Eskalationen regeln
  • Steuerberatung einbinden

Organisatorische Ebene

  • Verantwortlichkeiten festlegen
  • Anwender schulen
  • Verfahrensdokumentation
  • Akzeptanz sichern

Nächster Schritt

Ist ELO for DATEV für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Machen Sie den Selbstcheck

Sie nutzen DATEV? Ihre Freigaben laufen per E-Mail, die Suche kostet Zeit oder Sie müssen E-Rechnungen/DMS classic angehen? Dann ist ELO for DATEV der richtige Schritt. Wir unterstützen Sie von der Auswahl bis zum produktiven Betrieb.

Häufig gestellte Fragen zu ELO for DATEV

ELO for DATEV verbindet ELO mit DATEV Rechnungswesen. Belege werden digital erfasst, erkannt, geprüft, freigegeben, archiviert und für die Buchung in DATEV bereitgestellt.

Ja. Papierbelege können gescannt werden. Digitale Belege und E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD werden direkt verarbeitet.

Der Beleglink verbindet den Buchungssatz in DATEV mit dem archivierten Beleg in ELO. Der Originalbeleg kann direkt aus DATEV heraus geöffnet werden.

DATEVconnect ist die zentrale Schnittstelle, über die Daten zwischen DATEV-Rechnungswesen und Partnerlösungen wie ELO for DATEV ausgetauscht werden.

Für viele Unternehmen ist es eine sehr leistungsfähige Nachfolgestrategie. Entscheidend ist eine saubere Migration bestehender Ablagen und Prozesse.

Die Technik schafft wichtige Voraussetzungen. Revisionssicherheit hängt jedoch auch von der Einrichtung, organisatorischen Abläufen und der Verfahrensdokumentation ab.

Oft ist das sinnvoll, besonders bei Kontierungslogik, Belegzugriff, Übergabeprozessen und der Erstellung der Verfahrensdokumentation.