Strukturierte Akte
Digitale Personalakten mit einheitlicher Struktur
Struktur. Datenschutz. Effizienz.
Digitale Personalakte mit ELO
Alle Personalunterlagen zentral, zugriffsgeschützt und mit einem passenden Datenschutzkonzept verwalten – von der Bewerbung bis zum Austritt.
Die Ausgangslage
Wenn Personalakten zum Risiko werden
In vielen Unternehmen liegen Personalunterlagen noch in Papierordnern, Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern oder verschiedenen HR-Systemen. Das kostet Zeit, erschwert die Zusammenarbeit und macht Datenschutz unnötig kompliziert.
Gerade HR-Dokumente gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen, Krankmeldungen, Abmahnungen oder Zeugnisse dürfen nicht einfach für alle sichtbar sein. Gleichzeitig müssen Unterlagen schnell auffindbar, vollständig, nachvollziehbar und fristgerecht gelöscht oder aufbewahrt werden.
Typische Herausforderungen:
- Personalakten sind dezentral, papierbasiert oder uneinheitlich abgelegt
- Dokumente werden manuell gesucht, kopiert, verschickt oder nachgereicht
- Zugriffsrechte sind nicht sauber geregelt oder schwer prüfbar
- Lösch- und Aufbewahrungsfristen werden manuell überwacht
- HR-Prozesse wie Onboarding, Vertragsänderungen oder Austritt dauern zu lange
- Nachweise für Audits, Betriebsrat oder Behörden sind aufwendig
- Datenschutzrisiken entstehen durch E-Mail-Versand, lokale Ablagen oder unklare Zuständigkeiten
Eine digitale Personalakte für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
Mit der digitalen Personalakte in ELO werden alle HR-Dokumente zentral, strukturiert und sicher verwaltet. Jede Mitarbeiterakte folgt einer klaren Aktenlogik. Dokumente werden nach Kategorien abgelegt, mit Metadaten versehen, versioniert und über Berechtigungen geschützt. Con-Solutions richtet ELO so ein, dass Ihre Personalprozesse nicht nur digital abgebildet, sondern spürbar vereinfacht werden. Von der Datenübernahme über Rollenmodelle bis zur Integration bestehender HR-, Lohn- oder Zeiterfassungssysteme entsteht eine Lösung, die im Alltag funktioniert.
Automatische Ablage
Automatische Ablage und Klassifizierung von HR-Dokumenten
Berechtigungskonzepte
Rollen- und Berechtigungskonzepte für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
Zugriffsbeschränkungen
Granulare Zugriffsbeschränkungen für besonders sensible Dokumente
Volltextsuche
Volltextsuche und schnelle Recherche über Akten und Dokumente
Protokollierung
Versionierung, Änderungsverlauf und Protokollierung
Fristen & Erinnerungen
Wiedervorlagen, Fristen und automatische Erinnerungen
Löschkonzepte
Unterstützung von Aufbewahrungs- und Löschkonzepten
Self-Service
Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende
Workflows
Digitale Workflows für Freigaben, Nachweise und Genehmigungen
Schnittstellen
Schnittstellen zu HR-, Lohn-, ERP-, E-Mail- und Signatursystemen
Cockpit
Personalmanagement-Cockpit und transparente Prozessübersichten
Der Nutzen
Weniger Verwaltung. Mehr Kontrolle. Besserer Datenschutz.
Die digitale Personalakte mit ELO entlastet Ihre Personalabteilung im Tagesgeschäft und schafft gleichzeitig eine belastbare Grundlage für Datenschutz, Compliance und effiziente HR-Prozesse. Dokumente müssen nicht mehr gesucht, kopiert oder manuell verteilt werden. Berechtigte Personen finden Informationen schneller. Sensible Inhalte bleiben geschützt. Fristen und Aufgaben werden systemseitig gesteuert. So wird aus einer verwaltungsintensiven Aktenstruktur ein sicherer, digitaler HR-Prozess.
Weniger Aufwand
Deutlich weniger administrativer Aufwand in HR
Schneller Zugriff
Schneller Zugriff auf vollständige Mitarbeiterunterlagen
DSGVO-konform
DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Personaldaten
Klare Trennung
Klare Trennung zwischen allgemeinen und besonders vertraulichen Dokumenten
Nachvollziehbarkeit
Nachvollziehbare Zugriffe durch Protokollierung und Audit-Trail
Weniger Fehler
Weniger Fehler durch standardisierte Ablage- und Freigabeprozesse
Auskunftsfähigkeit
Bessere Auskunftsfähigkeit gegenüber Mitarbeitenden, Prüfern und Behörden
Transparenz
Mehr Transparenz über Fristen, Aufgaben und Dokumentenstände
Nahtlose Verbindung
Nahtlose Verbindung mit weiteren ELO-Lösungen wie Bewerbermanagement
Typische Inhalte
Alle HR-Dokumente an einem Ort
Die digitale Personalakte bündelt alle relevanten Unterlagen eines Mitarbeitenden in einer sicheren, strukturierten Akte. Je nach Unternehmen können Aktenbereiche individuell definiert werden.
Beispiele für Dokumente:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Personalfragebögen
- Gehalts- und Änderungsmitteilungen
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Schulungs- und Weiterbildungsnachweise
- Krankmeldungen und Bescheinigungen
- Abmahnungen und arbeitsrechtlicher Schriftverkehr
- Zielvereinbarungen und Beurteilungen
- Datenschutz- und Compliance-Nachweise
- Geräteübergaben und Rückgaben
- Austrittsunterlagen und Abmeldungen
HR-Prozesse automatisieren
Von der Ablage zur aktiven Prozesssteuerung
ELO kann weit mehr als Dokumente speichern. Mit digitalen Workflows lassen sich wiederkehrende HR-Prozesse standardisieren und automatisieren. Aufgaben werden automatisch verteilt, Fristen überwacht und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert.
Typische Workflows:
- Onboarding neuer Mitarbeitender
- Vertragsprüfung und Vertragsfreigabe
- Änderung von Stammdaten
- Einholung fehlender Nachweise
- Schulungs- und Zertifikatsverwaltung
- Urlaubs- oder Abwesenheitsprozesse
- Zeugniserstellung
- Wiedervorlagen für Befristungen und Probezeiten
- Offboarding und Rückgabeprozesse
- Lösch- und Archivierungsprozesse nach Fristablauf
Datenschutz und Compliance
Sensible Personaldaten sicher verwalten
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Informationen. Deshalb reicht eine einfache Dateiablage nicht aus. Die digitale Personalakte mit ELO unterstützt Unternehmen dabei, Datenschutzanforderungen technisch und organisatorisch sauber umzusetzen.
Con-Solutions entwickelt dafür ein Berechtigungs- und Aktenkonzept, das zu Ihrer Organisation passt. HR sieht andere Inhalte als Führungskräfte. Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf freigegebene Informationen. Besonders vertrauliche Dokumente können zusätzlich separiert werden.
Sicherheits- und Compliance-Funktionen:
- DSGVO-konforme Rechte- und Rollenkonzepte
- Zugriff nur für berechtigte Personen
- Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
- Revisionssichere Archivierung relevanter Dokumente
- Unterstützung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
- Trennung sensibler Dokumenttypen
- Kontrollierte Exporte für Prüfungen oder interne Gremien
- Sichere Versionierung statt unkontrollierter Dateikopien
- Reduzierung von Datenschutzrisiken durch zentrale Ablage
Integration
ELO passt sich Ihrer bestehenden Systemlandschaft an
Die digitale Personalakte entfaltet ihren vollen Nutzen, wenn sie nicht isoliert arbeitet. Con-Solutions integriert ELO in Ihre vorhandenen HR-, Lohn-, ERP- und Kommunikationssysteme. So werden Doppelpflege, Medienbrüche und manuelle Übertragungen reduziert.
Mögliche Integrationen:
- HR-Software
- Lohn- und Gehaltssysteme
- ERP-Systeme
- Microsoft Outlook und E-Mail-Systeme
- Microsoft 365
- Digitale Signaturlösungen
- Zeiterfassungssysteme, zum Beispiel ELO for timeCard
- Bestehende Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme
- ELO Bewerbermanagement
- ELO Vertragsmanagement
- ELO Meetingmanagement
- ELO DMS und ELO Workflows
Einführung mit Con-Solutions
Strukturiert eingeführt. Sauber integriert. Alltagstauglich umgesetzt.
Eine digitale Personalakte ist nur dann erfolgreich, wenn Struktur, Berechtigungen und Prozesse vor der technischen Umsetzung sauber definiert werden. Con-Solutions begleitet Sie von der Analyse bis zum produktiven Betrieb.
Unser Vorgehen:
- Analyse der bestehenden HR-Strukturen
- Definition der Aktenlogik
- Berechtigungs- und Datenschutzkonzept
- Konfiguration und Integration
- Datenübernahme und Qualitätssicherung
- Testphase und Schulung
- Produktiver Betrieb und Optimierung
Zielgruppe
Für wen ist die digitale Personalakte geeignet?
Die digitale Personalakte mit ELO eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie für größere Organisationen mit mehreren Standorten, komplexen Rollenmodellen oder hohen Compliance-Anforderungen.
Besonders sinnvoll für Unternehmen mit:
- wachsender Mitarbeiterzahl
- mehreren Standorten
- hohem Dokumentenvolumen in HR
- papierbasierten oder uneinheitlichen Personalakten
- strengem Datenschutz- oder Compliance-Bedarf
- wiederkehrenden HR-Freigabeprozessen
- bestehenden ELO-, ERP- oder HR-Systemen
- Bedarf an digitalem Onboarding und Offboarding
- Wunsch nach mehr Transparenz und weniger manueller Verwaltung
Ihr spezialisierter Partner für ELO-Lösungen
Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen. Der Fokus liegt nicht auf einer isolierten Softwareinstallation, sondern auf praxistauglichen digitalen Prozessen, die langfristig funktionieren.
- Spezialisisierung auf ELO DMS und ELO Business Solutions
- Erfahrung aus über 450 realisierten Digitalisierungsprojekten
- Starkes Verständnis für mittelständische Unternehmensprozesse
- Fokus auf Datenschutz, Compliance und sichere Dokumentenprozesse
- Integration in bestehende IT- und Fachsysteme
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- Persönliche Beratung, klare Projektstruktur und langfristige Betreuung
Ergebnis: HR arbeitet schneller. Daten bleiben geschützt. Prozesse werden messbar besser.
Mit der digitalen Personalakte mit ELO schaffen Sie eine zentrale, sichere und zukunftsfähige Grundlage für Ihre Personalarbeit. Dokumente werden schneller gefunden, Prozesse klar gesteuert und sensible Informationen zuverlässig geschützt.
So entsteht eine HR-Struktur, die nicht nur Papier ersetzt, sondern den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus effizienter macht.
Bereit für ELO?
Lassen Sie uns prüfen, wie Ihre Personalakten digitalisiert werden können
In einer kurzen, unverbindlichen Beratung analysieren wir Ihre aktuelle HR-Aktenstruktur und zeigen Ihnen, wie ELO Ihre Personalprozesse sicherer, effizienter und transparenter machen kann.
In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie die digitale Personalakte mit ELO funktioniert, welche Prozesse automatisiert werden können und welche Integrationen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Sie erhalten konkrete Vorschläge für Aktenlogik, Berechtigungen und Workflows.
Häufig gestellte Fragen
Die digitale Personalakte mit ELO ist eine zentrale, strukturierte und sichere Akte für alle HR-Dokumente eines Mitarbeitenden. Sie ersetzt Papierakten und unkontrollierte Dateiablagen durch eine digitale Lösung mit Berechtigungen, Suche, Fristen, Versionierung und Protokollierung.
ELO unterstützt DSGVO-konforme Personalakten durch Rollen- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung, kontrollierte Zugriffe, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte. Entscheidend ist die saubere Konzeption und technische Umsetzung. Dabei unterstützt Con-Solutions.
Ja. Bestehende Papierakten können digitalisiert, strukturiert und in ELO übernommen werden. Dabei werden Dokumenttypen, Aktenbereiche, Metadaten und Qualitätsprüfungen definiert.
Ja. ELO kann mit verschiedenen HR-, Lohn-, ERP-, E-Mail-, Signatur- und Zeiterfassungssystemen integriert werden. Ziel ist es, Doppelpflege und manuelle Übergaben zu reduzieren.
Das wird über ein Rollen- und Berechtigungskonzept gesteuert. HR, Führungskräfte, Mitarbeitende, Geschäftsführung oder Betriebsrat können unterschiedliche Rechte erhalten. Besonders sensible Dokumente können zusätzlich geschützt werden.
Ja. Über Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende ausgewählte Dokumente einsehen oder Unterlagen bereitstellen. Der Zugriff erfolgt nur im Rahmen der definierten Berechtigungen.
Ja. ELO kann Aufbewahrungs- und Löschfristen technisch unterstützen. Con-Solutions hilft bei der Strukturierung der Fristenlogik und bei der Umsetzung passender Workflows.
Die Dauer hängt von Umfang, Aktenstruktur, Datenmenge, Integrationen und Workflows ab. Ein einfacher Einstieg ist oft innerhalb weniger Wochen möglich. Komplexere Projekte mit Datenmigration und mehreren Systemanbindungen benötigen entsprechend mehr Projektzeit.
Keine besondere Vorbereitung. Sinnvoll ist eine grobe Einschätzung, wie Personalakten aktuell geführt werden, welche Systeme beteiligt sind und welche Prozesse besonders viel Aufwand verursachen.
Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Modulen, Integrationen, Datenübernahme und gewünschtem Funktionsumfang ab. Nach einer Analyse erhalten Sie ein konkretes Realisierungskonzept mit Aufwandsschätzung.