Struktur. Sicherheit. Zugriff.
Mit ELO DMS zentralisieren Sie alle geschäftsrelevanten Dokumente in einer strukturierten und durchsuchbaren Plattform. Dokumente werden digital erfasst, klassifiziert, versioniert, archiviert und über klare Berechtigungen gesteuert. Con-Solutions unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Optimierung und Betreuung von ELO-Lösungen – von der Analyse bestehender Ablagen über Aktenstrukturen und Workflows bis zur Integration in ERP-, Microsoft-365- und Fachsysteme.
Was ELO Dokumentenmanagement leistet
ELO ist mehr als eine digitale Dateiablage. Das System verbindet Dokumente, Metadaten, Workflows, Versionen, Fristen und Berechtigungen in einer zentralen Informationsplattform.
Damit werden Informationen nicht nur gespeichert, sondern im gesamten Unternehmen nutzbar: in der Finanzbuchhaltung, im Einkauf, im Vertrieb, im Personalwesen, in der Geschäftsführung oder in projektbezogenen Prozessen.
Zentrale Funktionen
Zentrale Dokumentenablage
Alle geschäftsrelevanten Dokumente werden strukturiert, nachvollziehbar und zentral abgelegt.
Volltextsuche
Dokumente lassen sich über Inhalte, Metadaten, Aktenstrukturen und Suchfilter schnell finden.
Versionskontrolle
Änderungen bleiben nachvollziehbar. Frühere Dokumentenversionen können sicher geprüft und wiederhergestellt werden.
Rechte- und Rollenkonzepte
Zugriffe werden granular gesteuert – nach Abteilungen, Rollen, Standorten, Mandanten oder vertraulichen Bereichen.
Klassifizierung und Metadaten
Dokumente können automatisch erkannt, verschlagwortet und den passenden Akten oder Prozessen zugeordnet werden.
ERP- und Fachsystem-Integration
ELO lässt sich mit bestehenden Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, Sage, DATEV, Diamant, Salesforce oder Microsoft 365 verbinden.
Mobiler Zugriff
Mitarbeitende greifen ortsunabhängig per Web, App oder angebundener Fachanwendung auf relevante Dokumente zu.
Ausgangslage
Wenn Dokumente Prozesse ausbremsen
In vielen Unternehmen liegen Informationen verteilt: in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierarchiven, lokalen Ordnern oder einzelnen Fachsystemen. Dadurch entstehen Medienbrüche, Suchaufwand und Unsicherheit im Umgang mit aktuellen Versionen, Zuständigkeiten und Aufbewahrungspflichten.
Typische Herausforderungen:
- Dokumente liegen verteilt in mehreren Systemen.
- Ablagestrukturen sind uneinheitlich oder historisch gewachsen.
- Mitarbeitende verlieren Zeit durch Suchen, Nachfragen und manuelle Ablage.
- Änderungen, Freigaben und Versionen sind nicht zuverlässig nachvollziehbar.
- Rechtliche, archivische und datenschutzbezogene Anforderungen sind ohne klare Prozesse und Verantwortlichkeiten schwer kontrollierbar.
- Papierarchive verursachen Raum-, Lager- und Verwaltungskosten.
- Ortsunabhängiger Zugriff ist eingeschränkt.
- Dokumente können versehentlich gelöscht, verschoben oder mehrfach abgelegt werden.
Ein zentrales System für Ihre Dokumente
Mit ELO bündeln Sie Unternehmensdokumente in einer zentralen, strukturierten und revisionssicheren Umgebung. Con-Solutions konzipiert das System so, dass es bestehende Arbeitsweisen unterstützt und gleichzeitig klare Standards schafft.
Dabei geht es nicht nur um Software, sondern um ein belastbares Informationsmodell:
- Welche Dokumenttypen gibt es?
- Welche Aktenstrukturen werden benötigt?
- Welche Metadaten sind relevant?
- Wer darf welche Informationen sehen, bearbeiten oder freigeben?
- Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
- Welche Systeme müssen angebunden werden?
- Welche Aufbewahrungsfristen und Compliance-Anforderungen gelten?
So entsteht eine Dokumentenplattform, die im Tagesgeschäft entlastet und langfristig skalierbar bleibt.
Ergebnis
Mehr Überblick, weniger Aufwand, höhere Sicherheit
ELO DMS sorgt für klare Strukturen und beschleunigt tägliche Abläufe – unabhängig von Abteilung, Standort oder Unternehmensgröße.
Schneller Zugriff
Mitarbeitende finden relevante Dokumente deutlich schneller und reduzieren Suchaufwand im Tagesgeschäft.
Einheitliche Strukturen
Ablagen, Akten und Metadaten folgen einem klaren Standard statt individuellen Ordnerlogiken.
Mehr Transparenz
Bearbeitungsstände, Versionen, Freigaben und Zuständigkeiten bleiben nachvollziehbar.
Revisionssicherheit
Dokumente werden strukturiert archiviert und mit technischen Schutzmechanismen vor unzulässigen Änderungen bewahrt.
Höhere Datensicherheit
Berechtigungen regeln präzise, wer Dokumente sehen, bearbeiten, exportieren oder löschen darf.
Skalierbarkeit
Das System wächst mit neuen Abteilungen, Standorten, Prozessen und Integrationen.
Einsatzbereiche
Typische Einsatzbereiche
ELO ist abteilungsübergreifend einsetzbar und wird zur zentralen Informationsbasis für dokumentenintensive Geschäftsprozesse.
Typische Bereiche:
- Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Einkauf und Lieferantenmanagement
- Vertrieb und Kundenakten
- Vertragsmanagement
- Digitale Personalakte
- Geschäftsführung und Controlling
- Projekt- und Objektdokumentation
- Qualitätsmanagement
- Öffentliche Verwaltung
Integrationen
Vernetzt mit Ihrer IT-Landschaft
ELO entfaltet den größten Nutzen, wenn es mit bestehenden Systemen verbunden wird. So werden Dokumente dort verfügbar, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten.
Con-Solutions prüft, welche Schnittstellen sinnvoll sind und wie Dokumente automatisiert übernommen, klassifiziert und den passenden Prozessen zugeordnet werden.
Mögliche Integrationen:
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Sage
- DATEV
- Diamant
- Salesforce
- Microsoft 365 & Outlook
- ERP-, CRM- und Fachanwendungen
- Scan- und Importlösungen
Sicherheit und Compliance
Rechtssicherheit ohne unnötige Komplexität
Mit ELO lassen sich zentrale regulatorische Anforderungen strukturiert abbilden. Zugriffe, Änderungen, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte werden kontrollierbar.
Wichtige Compliance-Aspekte:
- Archivierung mit Blick auf GoBD-Anforderungen
- Berechtigungskonzepte für DSGVO-Anforderungen
- Lückenlose Protokollierung
- Nachvollziehbare Versionierung
- Aufbewahrungsfristen
- Lösch- und Sperrkonzepte
- Auditfähigkeit
- Schutz vor versehentlichem Löschen oder unberechtigtem Zugriff
Vorgehen
Vorgehen bei der Einführung
Con-Solutions führt ELO strukturiert ein – mit Fokus auf Akzeptanz, Klarheit und langfristige Nutzbarkeit.
Analyse
Bestehende Ablagen, Dokumenttypen, Prozesse, Berechtigungen und Systemlandschaften werden aufgenommen.
Konzept
Aktenstrukturen, Metadaten, Rollen, Workflows, Schnittstellen und Compliance-Anforderungen werden definiert.
Konfiguration und Integration
ELO wird technisch eingerichtet, mit bestehenden Systemen verbunden und auf Ihre Arbeitsweise angepasst.
Testphase
Reale Dokumente und typische Prozesse werden getestet, optimiert und mit ausgewählten Anwendern validiert.
Schulung und Betrieb
Mitarbeitende werden geschult. Anschließend begleitet Con-Solutions den produktiven Betrieb, Optimierungen und Erweiterungen.
Warum Con-Solutions?
Con-Solutions ist spezialisierter ELO-Partner und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse.
- Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO-Lösungen
- Über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
- Erfahrung mit komplexen IT- und ERP-Landschaften
- Mittelstands- und Compliance-Fokus
- Einführung, Anpassung, Schulung und Betreuung aus einer Hand
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- Standorte in Hamburg und Rostock
Für wen eignet sich ELO DMS?
ELO eignet sich für Unternehmen, die Dokumente nicht länger verteilt, manuell und uneinheitlich verwalten wollen.
Besonders relevant ist ELO, wenn:
- viele Dokumente täglich verarbeitet werden,
- mehrere Abteilungen auf dieselben Informationen zugreifen,
- E-Mails und Netzlaufwerke zur Hauptablage geworden sind,
- Freigaben und Versionen schwer nachvollziehbar sind,
- Compliance-Anforderungen steigen,
- Papierarchive reduziert werden sollen,
- ERP-, DATEV- oder Microsoft-365-Prozesse besser angebunden werden sollen,
- standortübergreifendes Arbeiten einfacher werden muss.
Mit ELO schaffen Sie eine zentrale, sichere und skalierbare Grundlage für Ihre Unternehmensdokumente. Con-Solutions zeigt Ihnen in einer Live-Demo, wie ELO DMS in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann – inklusive Ablagestrukturen, Suche, Berechtigungen, Workflows und Integrationen.
Praxisbeispiele
Passende ELO-Projekte aus der Praxis.
Sehen Sie, wie Unternehmen ähnliche Prozesse mit ELO strukturiert und in ihre Systemlandschaft integriert haben.