Pflicht. Sicherheit. Nachvollziehbarkeit.
GoBD-konforme Archivierung mit ELO
Revisionssichere Archivierung steuerrelevanter Dokumente – zentral, strukturiert und prüfungssicher umgesetzt.\n\nMit ELO schaffen Unternehmen eine digitale Archivierungsbasis, die steuerrelevante Unterlagen nachvollziehbar, vollständig und langfristig verfügbar macht. Con-Solutions sorgt dafür, dass die technische Leistungsfähigkeit von ELO sauber in Ihre Prozesse, Berechtigungskonzepte und IT-Systeme eingebunden wird.
- umgesetzte ELO-Projekte
- 450+
- Jahre ELO-Erfahrung
- 20+
- ELO Business Partner
- Zertifiziert
Was GoBD-konforme Archivierung leisten muss
Die GoBD stellen klare Anforderungen an den Umgang mit steuerrelevanten digitalen Unterlagen. Entscheidend ist nicht nur die Ablage, sondern die nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Dokumentation aller relevanten Vorgänge.\n\nELO bringt dafür die technische Grundlage mit. Con-Solutions übersetzt diese Grundlage in eine prüfbare, praxistaugliche Unternehmenslösung.
Unveränderbarkeit
Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht unkontrolliert verändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.
Vollständigkeit
Alle steuerrelevanten Dokumente müssen vollständig erfasst, archiviert und auffindbar sein.
Nachvollziehbarkeit
Geschäftsvorfälle müssen über Dokumente, Metadaten, Historien und Protokolle prüfbar bleiben.
Ordnungsmäßigkeit
Unterlagen müssen strukturiert, eindeutig klassifiziert und nach klaren Regeln abgelegt werden.
Zugriffsschutz
Berechtigungen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten.
Auskunftsfähigkeit
Bei internen Kontrollen, Jahresabschluss oder Betriebsprüfung müssen relevante Unterlagen schnell bereitgestellt werden können.
Ausgangslage
Wenn Archivierung zur Haftungsfrage wird
Viele Unternehmen digitalisieren Dokumente, archivieren sie aber nicht konsequent GoBD-konform. Dateien liegen in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, lokalen Ordnern oder Fachsystemen. Dadurch entstehen Lücken, Suchaufwand und Prüfungsrisiken.
Die Folge: Unternehmen verlieren Transparenz über steuerrelevante Unterlagen – genau dort, wo Ordnung, Nachweisbarkeit und Verfügbarkeit entscheidend sind.
- steuerrelevante Dokumente sind über verschiedene Systeme verteilt
- Rechnungen, Belege und E-Mails werden nicht einheitlich archiviert
- Änderungen an Dokumenten sind nicht sauber nachvollziehbar
- Berechtigungen sind historisch gewachsen und schwer kontrollierbar
- Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte sind nicht eindeutig geregelt
- Betriebsprüfungen verursachen hohen manuellen Aufwand
- E-Rechnungen werden empfangen, aber nicht prozesssicher weiterverarbeitet
- Papierarchive und ungesicherte Ablagen erzeugen zusätzliche Risiken
Lösung
Zentrale Archivierung mit ELO
ELO bündelt steuerrelevante Dokumente in einem zentralen digitalen Archiv. Dokumente werden erfasst, klassifiziert, verschlagwortet, versioniert und mit Berechtigungen geschützt. So entsteht eine strukturierte Ablage, die im Arbeitsalltag effizient nutzbar und im Prüfungsfall belastbar ist.
Con-Solutions begleitet die Einführung nicht nur technisch, sondern prozessual: von der Analyse bestehender Ablagen über Archivstrukturen und Berechtigungskonzepte bis zur Integration in ERP-, Buchhaltungs- und E-Mail-Systeme. Der Leitfaden zur Verfahrensdokumentation für die GoBD-Archivierung erläutert die organisatorischen Grundlagen.
Welche Dokumente GoBD-konform archiviert werden sollten
ELO eignet sich für alle steuerlich und geschäftlich relevanten Unterlagen, die langfristig nachvollziehbar verfügbar bleiben müssen.
Beispiele:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- E-Rechnungen im strukturierten Format
- Buchungs- und Zahlungsbelege
- Lieferscheine und Bestellungen
- Angebote und Auftragsbestätigungen
- Verträge und Zusatzvereinbarungen
- steuerlich relevante E-Mails
- Korrespondenz zu Geschäftsvorfällen
- Protokolle und Freigaben
- QM- und Prozessdokumentationen
- Personal-, Projekt- und Kundenakten mit steuerlichem Bezug
Sicherheit für Prüfungen. Entlastung im Alltag.
Eine GoBD-konforme Archivierung mit ELO reduziert nicht nur Compliance-Risiken. Sie verbessert auch die tägliche Arbeit: Dokumente sind schneller auffindbar, Zuständigkeiten klarer, Prozesse transparenter.
Revisionssichere Archivierung
Steuerrelevante Dokumente werden nachvollziehbar, vollständig und strukturiert archiviert.
Schnelle Auskunftsfähigkeit
Unterlagen lassen sich bei Betriebsprüfungen, internen Kontrollen oder Rückfragen gezielt bereitstellen.
Weniger Suchaufwand
Dokumente werden zentral abgelegt und über Suche, Metadaten und Aktenstrukturen schneller gefunden.
Transparente Historien
Versionen, Bearbeitungsschritte und Änderungen bleiben dokumentiert.
Klare Berechtigungen
Rollen- und Rechtekonzepte schützen sensible Informationen vor unberechtigtem Zugriff.
Bessere Prozessqualität
Archivierung wird Teil des digitalen Workflows – nicht nachgelagerte manuelle Ablage.
GoBD-konform archivieren – auch bei E-Rechnungen
Seit Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich steigt der Bedarf an sauberer digitaler Archivierung deutlich. Unternehmen müssen strukturierte Rechnungsdaten nicht nur empfangen und verarbeiten, sondern auch langfristig nachvollziehbar verfügbar halten.
Mit ELO lassen sich E-Rechnungen automatisiert erfassen, klassifizieren, archivieren und in nachgelagerte Freigabe- oder Buchhaltungsprozesse überführen.
Unterstützte Rechnungs- und Belegformate können sein:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- PDF-Rechnungen
- strukturierte Rechnungsdaten
- eingescannte Papierbelege
- E-Mail-Anhänge mit steuerlichem Bezug
Kein Inselsystem. Ein Bestandteil Ihrer IT-Landschaft.
GoBD-konforme Archivierung funktioniert nur dann dauerhaft, wenn sie sauber in bestehende Systeme eingebunden ist. ELO lässt sich mit führenden Fachanwendungen, ERP-Systemen und Kommunikationslösungen verbinden.
So werden Dokumente dort archiviert, wo sie entstehen – ohne Medienbrüche und ohne doppelte Ablage.
Typische Anbindungen:
- DATEV
- Diamant
- Sage
- Microsoft Dynamics
- SAP
- Buchhaltungssoftware
- Microsoft Exchange und Outlook
- Scanner und Importdienste
- E-Mail-Postfächer
- ERP- und Warenwirtschaftssysteme
- individuelle Schnittstellen zu Drittsystemen
GoBD-konform. Strukturiert. Praxistauglich.
Con-Solutions führt ELO nicht als isoliertes Archiv ein, sondern als belastbare Dokumenten- und Prozessplattform.
Analyse
Wir prüfen bestehende Ablagen, Dokumententypen, Systeme, Risiken und Compliance-Anforderungen.
Archivkonzept
Wir definieren Aktenstrukturen, Metadaten, Dokumentenklassen, Berechtigungen und Aufbewahrungslogik.
Systemeinrichtung
ELO wird nach Ihren Anforderungen konfiguriert und mit bestehenden Systemen verbunden.
Migration
Bestehende Dokumente werden strukturiert übernommen, bereinigt und in die neue Archivlogik integriert.
Workflows
Freigaben, Prüfungen, Rechnungsprozesse und Ablageprozesse werden digital abgebildet.
Schulung & Betrieb
Mitarbeitende werden eingewiesen. Con-Solutions begleitet Optimierung, Support und Weiterentwicklung.
Für wen eignet sich die Lösung?
Besonders relevant für Unternehmen mit hohen Nachweispflichten
GoBD-konforme Archivierung mit ELO eignet sich besonders für Unternehmen, die steuerrelevante Dokumente in größerem Umfang verarbeiten oder mehrere Systeme im Einsatz haben.
Typische Einsatzbereiche:
- Mittelstand
- Handelsunternehmen
- produzierende Unternehmen
- Dienstleister
- öffentliche und halböffentliche Organisationen
- Unternehmen mit mehreren Standorten
- Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen
- Unternehmen mit DATEV-, ERP- oder Buchhaltungssystemen
- Organisationen mit gewachsenen Datei- und Papierarchiven
Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS
Con-Solutions ist auf ELO-Lösungen spezialisiert und verbindet technisches Systemverständnis mit Prozess-, Compliance- und Mittelstandserfahrung.
Warum Con-Solutions:
- Spezialisierter Schwerpunkt auf ELO
- über 450 realisierte Digitalisierungsprojekte
- mehr als 20 Jahre ELO-Erfahrung
- ELO Certified Business Partner
- Erfahrung mit komplexen IT-Landschaften
- Schnittstellenkompetenz für ERP, Buchhaltung und E-Mail-Systeme
- mittelstandsorientierte Umsetzung
- Hosting und Betrieb in deutschen Rechenzentren möglich
- langfristige Betreuung nach Einführung
Ein digitales Archiv, das im Alltag hilft und im Prüfungsfall trägt
Mit ELO schaffen Sie eine zentrale, nachvollziehbare und revisionssichere Archivierungsstruktur. Dokumente werden nicht nur abgelegt, sondern kontrolliert, geschützt, auffindbar und prozessfähig gemacht.
Wer übernimmt welche Verantwortung?
- Unternehmen: verantwortet die Ordnungsmäßigkeit seiner Aufzeichnungen und Verfahren, auch bei ausgelagerten Leistungen. Es legt Zuständigkeiten fest, prüft Vollständigkeit und hält Verfahrensdokumentation und Kontrollen aktuell.
- Con-Solutions: vereinbart technische Umsetzung, Konfiguration und Testnachweise für Archiv, Berechtigungen, Schnittstellen und Datenbereitstellung.
- Steuerliche Beratung: unterstützt bei der Einordnung steuerlicher Anforderungen und der Abstimmung von Aufbewahrung und Dokumentation; die Verantwortung des Unternehmens bleibt bestehen.
Abgenommen werden beispielsweise vollständige Übernahme, lesbarer Originalbeleg, nachvollziehbare Änderungen und ein berechtigter Datenexport. Die konkrete Prüfung und Freigabe werden dokumentiert. Grundlage: BMF-GoBD, insbesondere Randziffer 21. Eine Softwareinstallation allein belegt keine GoBD-konforme Anwendung.
Das Ergebnis:
- weniger Risiko bei Betriebsprüfungen
- klare Verantwortlichkeiten
- schnellere Dokumentensuche
- weniger manuelle Ablage
- bessere Datenqualität
- saubere Integration in bestehende Systeme
- belastbare Grundlage für digitale Workflows
Häufig gestellte Fragen
Lassen Sie uns prüfen, wie ELO in Ihrem Unternehmen für GoBD-konforme Archivierung eingesetzt werden kann.
In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre Ausgangslage, zeigen relevante Einsatzszenarien und geben Ihnen eine realistische Einschätzung zu Aufwand, Vorgehen und Integrationsmöglichkeiten.