GoBD und Organisation
GoBD-Archivierung beginnt nicht erst im Archiv
Eine technische Ablage allein ersetzt keine organisatorische Regelung. Für eine belastbare Archivierung müssen Prozesse, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrung, Zugriff und Verfahrensdokumentation zusammenpassen.
Was die Verfahrensdokumentation abbilden sollte
Die konkrete Dokumentation hängt von den eingesetzten Verfahren und Verantwortlichkeiten ab. Nutzen Sie technische Funktionen als Unterstützung und stimmen Sie die Anforderungen mit Ihrer steuerlichen beziehungsweise fachlichen Beratung ab.
- Dokumentierte Prozesse und Systeme
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Erfassung, Änderung und Freigabe
- Aufbewahrung und Löschung
- Zugriff, Prüfung und Nachvollziehbarkeit
Verfahrensdokumentation in fünf Arbeitsschritten
Prozessgrenzen festlegen
Dokumentarten, Eingangskanäle und betroffene Unternehmensbereiche bestimmen.
Systeme erfassen
DMS, ERP, E-Mail, Scan, Schnittstellen und Ausgabekanäle dokumentieren.
Kontrollen beschreiben
Prüfungen, Berechtigungen, Fehlerbehandlung und Freigaben nachvollziehbar machen.
Nachweise organisieren
Versionierung, Protokolle, Tests und Änderungen geregelt ablegen.
Regelmäßig aktualisieren
Prozess- und Systemänderungen in einem Review-Zyklus berücksichtigen.
Fragen zur Verfahrensdokumentation
Technik unterstützt – Verantwortung bleibt organisatorisch
ELO kann Archiv-, Workflow- und Berechtigungsprozesse technisch unterstützen. Ob die Gesamtlösung Ihre Anforderungen erfüllt, hängt von Konfiguration, Verfahren und Verantwortlichkeiten ab.
- Archivstruktur analysieren
- Rollen- und Zugriffskonzept prüfen
- Verfahrensdokumentation gemeinsam abstimmen
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