GoBD und Organisation
GoBD-Archivierung beginnt nicht erst im Archiv
Eine technische Ablage allein ersetzt keine organisatorische Regelung. Für eine belastbare Archivierung müssen Prozesse, Verantwortlichkeiten, Aufbewahrung, Zugriff und Verfahrensdokumentation zusammenpassen.
Was die Verfahrensdokumentation abbilden sollte
- Dokumentierte Prozesse und Systeme
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Erfassung, Änderung und Freigabe
- Aufbewahrung und Löschung
- Zugriff, Prüfung und Nachvollziehbarkeit
Vorgehen
Verfahrensdokumentation in fünf Arbeitsschritten
Prozessgrenzen festlegen
Dokumentarten, Eingangskanäle und betroffene Unternehmensbereiche bestimmen.
Systeme erfassen
DMS, ERP, E-Mail, Scan, Schnittstellen und Ausgabekanäle dokumentieren.
Kontrollen beschreiben
Prüfungen, Berechtigungen, Fehlerbehandlung und Freigaben nachvollziehbar machen.
Nachweise organisieren
Versionierung, Protokolle, Tests und Änderungen geregelt ablegen.
Regelmäßig aktualisieren
Prozess- und Systemänderungen in einem Review-Zyklus berücksichtigen.
Technik unterstützt – Verantwortung bleibt organisatorisch
- Archivstruktur analysieren
- Rollen- und Zugriffskonzept prüfen
- Verfahrensdokumentation gemeinsam abstimmen
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Häufig gestellte Fragen
Sie erhalten einen klaren Überblick über die passenden ELO-Module, Workflows und Integrationen – bezogen auf Ihre aktuelle Situation.
Keine. Wir stellen gezielte Fragen und führen Sie strukturiert durch die Session.
Der Starttermin richtet sich nach Analyse, gewünschtem Funktionsumfang und den verfügbaren Projektressourcen.
Wir prüfen die Anforderungen Ihrer ERP- oder FiBu-Umgebung und konfigurieren die passende ELO-Anbindung projektspezifisch.
Die Kosten hängen von Modulen, Nutzerzahlen und Integrationen ab. Sie erhalten ein konkretes Realisierungskonzept nach der Analyse.