Pflicht. Frist. Prozess.
E-Rechnung Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dieser Leitfaden ordnet Anforderungen, Übergangsfristen und Formate ein – und zeigt, wie ELO Invoice daraus einen durchgängigen, nachvollziehbaren Prozess machen kann.
- Empfangspflicht im B2B
- 2025
- umgesetzte ELO-Projekte
- 450+
- ELO Business Partner
- Zertifiziert
Zeitplan
Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise.
Für den Empfang gilt bereits eine klare Pflicht. Für die Ausstellung laufen Übergangsfristen – deshalb lohnt es sich, Prozesse und Systeme jetzt vorzubereiten.
Empfang sicherstellen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus.
ErgebnisE-Rechnungen kommen an und können verarbeitet werden.
Übergang für die Ausstellung
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für ein PDF per E-Mail ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
ErgebnisDie Umstellung kann geplant und getestet werden.
Erweiterte Übergangsfrist
Für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Auch bestimmte EDI-Verfahren können bis dahin weiter genutzt werden.
ErgebnisAusnahmen prüfen, aber nicht aufschieben.
Strukturiert ausstellen
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich auch für die Ausstellung verpflichtend – vorbehaltlich gesetzlicher Ausnahmen.
ErgebnisDer gesamte Rechnungsprozess ist E-Rechnung-ready.
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung – kein PDF-Scan. ELO verarbeitet die relevanten Formate direkt.
XRechnung
Rein strukturiertes XML-Format (EN 16931), Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G).
ZUGFeRD
Hybrid aus PDF/A-3 und eingebettetem XML – lesbar und zugleich maschinell verarbeitbar.
Empfang & Archivierung
Empfangspflicht seit 2025; die nachvollziehbare Aufbewahrung ist Teil der GoBD-Anforderungen.
Vom Eingang bis zur Ablage
Durchgängig statt Insellösung.
Wir verbinden Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe und Archivierung zu einem nachvollziehbaren Prozess – angebunden an Ihr ERP- oder FiBu-System.
Ihr E-Rechnungsprozess mit ELO:
- Automatischer Empfang von XRechnung und ZUGFeRD
- Auslesen und Validierung der Rechnungsdaten
- Regelbasierte, mehrstufige Freigabe-Workflows
- Übergabe an DATEV, SAP, Sage oder DIAMANT
- Archivierung mit Blick auf GoBD-Anforderungen
- Vollständige Nachvollziehbarkeit für die Betriebsprüfung
Praxis-Check
E-Rechnung im Unternehmen richtig vorbereiten.
Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein neues Dateiformat. Entscheidend ist, ob Empfang, Prüfung, Freigabe, Übergabe und Archivierung als durchgängiger Prozess funktionieren.
Redaktionell geprüft: 7. August 2026. Rechtsstand der verlinkten BMF-FAQ: März 2026. Für steuerliche Details und Ausnahmen ist die aktuelle BMF-FAQ zur E-Rechnung maßgeblich.
Diese Punkte sollten Sie jetzt prüfen:
- E-Mail-Postfach oder anderen Empfangskanal verbindlich festlegen
- XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unterscheiden und validieren
- Strukturierte Rechnungsdaten vollständig ins ERP oder die Finanzbuchhaltung übergeben
- Prüf- und Freigaberegeln mit Vertretungen und Fristen abbilden
- Originaldatei und relevante Daten nachvollziehbar aufbewahren
- Ausnahmen, Kleinbeträge und Übergangsfristen pro Rechnungsszenario dokumentieren
Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht?
In einer kostenlosen Live-Demo zeigen wir Ihnen live, wie ein E-Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen aufgebaut und auf die geltenden Anforderungen abgestimmt werden kann.
Nächster Schritt
E-Rechnung fristgerecht einführen.
Fordern Sie eine unverbindliche Live-Demo an – wir zeigen den passenden Weg für Ihre Systemlandschaft.
Häufig gestellte Fragen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt in den Folgejahren.
Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – erfüllen die steuerlichen Voraussetzungen, sofern die strukturierten Rechnungsdaten vollständig enthalten sind. Auch andere Formate sind möglich, wenn sie die Anforderungen der EN 16931 erfüllen.
Wir prüfen die Anforderungen Ihrer DATEV-, SAP-, Sage- oder DIAMANT-Umgebung und konfigurieren die passende Anbindung projektspezifisch.
ELO bietet die technische Grundlage für eine unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung. Ob ein Prozess die GoBD-Anforderungen erfüllt, hängt von der konkreten Konfiguration, den Verantwortlichkeiten und der ordnungsgemäßen Nutzung im Unternehmen ab.
Der Starttermin richtet sich nach Analyse, gewünschtem Funktionsumfang und den verfügbaren Projektressourcen.