Struktur. Sicherheit. Zugriff.
Dokumenten-management mit ELO
Dokumentenmanagement mit ELO DMS zentralisiert alle Geschäftsdokumente: erfassen, klassifizieren, suchen, versionieren und revisionssicher archivieren. Con-Solutions richtet Aktenstrukturen, Volltextsuche und Berechtigungen so ein, dass Teams schneller finden und Compliance einhalten.
Was ist Dokumentenmanagement mit ELO DMS?
Ein Enterprise-DMS ist mehr als Dateiablage: ELO verwaltet Metadaten, Workflows, Versionen und Aufbewahrungsfristen. Con-Solutions analysiert bestehende Ablagen, definiert Dokumenttypen und implementiert Import- und Scan-Strategien. Mitarbeitende arbeiten in vertrauten Oberflächen – Outlook, ERP oder Browser – ohne Medienbrüche. Volltext- und Facettensuche beschleunigen Audit- und Kundenanfragen. Rechtekonzepte trennen Mandanten, Standorte und vertrauliche Bereiche. Revisionssichere Ablage unterstützt GoBD und interne Richtlinien. Schnittstellen automatisieren Ablage aus Fachverfahren; manuelle Ablage sinkt. Skalierung von wenigen Nutzern bis Konzernstrukturen ist erprobt. Langfristig sinken Suchzeiten, E-Mail-Anhänge und verlorene Versionen – messbar im Tagesgeschäft.
Dokumenten-management mit ELO
Zentrale, digitale Dokumentenverwaltung für strukturierte Prozesse, sichere Archivierung und schnellen Zugriff – im gesamten Unternehmen.
Ausgangslage
Wenn Dokumente Prozesse ausbremsen.
In vielen Unternehmen liegen Informationen verteilt: in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierarchiven oder einzelnen Fachsystemen. Das Ergebnis sind Medienbrüche, fehlende Transparenz und unnötiger Suchaufwand – mit direkten Auswirkungen auf Effizienz, Sicherheit und Entscheidungsqualität.
Typische Herausforderungen:
- Dokumente liegen verteilt in verschiedenen Systemen
- Verteilte und unterschiedliche Ablagestrukturen
- Hoher Suchaufwand im Tagesgeschäft
- Fehlende Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Risiko durch fehlende Revisions- und Rechtssicherheit
- Raum- und Einlagerungskosten
- Ortsunabhängiger Zugriff
- Versehentliches Löschen
Lösung
Ein zentrales System für alle geschäftsrelevanten Dokumente.
Mit dem ELO Dokumentenmanagementsystem (DMS) bündeln Sie sämtliche Unternehmensdokumente in einer zentralen, strukturierten und revisionssicheren Plattform. Con-Solutions konzipiert ELO so, dass es Ihre bestehenden Arbeitsweisen unterstützt – und gleichzeitig nachhaltig verbessert.
Zentrale Funktionen:
- Zentrale, automatische Dokumentenablage mit klaren Strukturen
- Volltextsuche über alle Dokumente hinweg
- Versionskontrolle und Zugriffshistorie
- Rechte- und Rollenkonzepte
- Automatische Klassifizierung & Metadaten
- Integration in Fachanwendungen und ERP-Systeme
- Mobiler ortsunabhängiger Zugriff
Ergebnis
Mehr Überblick. Weniger Aufwand. Höhere Sicherheit.
ELO DMS sorgt für klare Strukturen und beschleunigt tägliche Abläufe – unabhängig von Abteilung oder Standort.
Ihre Vorteile:
- Schneller Zugriff auf alle relevanten Informationen
- Deutlich reduzierter Suchaufwand
- Einheitliche Ablagestrukturen im gesamten Unternehmen
- Transparenz über Dokumente und Bearbeitungsstände
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung
- Skalierbar für wachsende Organisationen
Bereit für ELO?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Con-Solutions für Sie sinnvoll ist.
In einem kurzen, unverbindlichen Gespräch analysieren wir Ihre bestehenden Prozesse und zeigen Ihnen strukturiert auf, welche digitalen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen bestehen.
Einsatz
Abteilungsübergreifend einsetzbar – vom Einkauf bis zur Geschäftsführung.
ELO ist kein Inselsystem, sondern die zentrale Informationsbasis für Ihr Unternehmen.
Typische Einsatzbereiche:
- Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
- Einkauf & Vertrieb
- Personalwesen
- Geschäftsführung & Controlling
- Projekt- und Vertragsdokumentation
- Öffentliche Verwaltung
Integrationen u. a.:
- ERP-Systeme (SAP, Microsoft, Sage)
- Microsoft 365 / Outlook
- DATEV, Diamant
- Salesforce
- u.v.m.
Sicherheit
Revisionssicher, nachvollziehbar, gesetzeskonform.
Mit ELO erfüllen Sie zentrale regulatorische Anforderungen – ohne Mehraufwand im Tagesgeschäft.
Compliance-Aspekte:
- GoBD-konforme Archivierung
- DSGVO-konforme Zugriffskonzepte
- Lückenlose Protokollierung
- Aufbewahrungsfristen & Löschkonzepte
- Auditfähigkeit jederzeit gegeben
Vorgehen
Strukturiert eingeführt. Nachhaltig genutzt.
Unser Fokus liegt auf Akzeptanz, Klarheit und langfristiger Nutzbarkeit.
1. Analyse bestehender Dokumentenstrukturen
2. Definition von Ablage- und Berechtigungskonzepten
3. Technische Integration & Konfiguration
4. Testphase mit realen Dokumenten
5. Schulung & produktiver Betrieb
Expertise
Ihr spezialisierter Partner für ELO DMS.
- 100 % Fokus auf ELO
- Über 300 realisierte Digitalisierungsprojekte
- Erfahrung mit komplexen IT-Landschaften
- Mittelstands- & Compliance-Fokus
- Hosting & Betrieb in deutschen Rechenzentren
Nächster Schritt
Möchten Sie Ihre Dokumentenprozesse zentral und sicher organisieren?
In einer 45-minütigen Präsentation zeigen wir Ihnen, wie ELO DMS Dokumente zentralisiert, Suchzeiten reduziert und revisionssichere Abläufe ermöglicht.
Häufig gestellte Fragen
Sie erhalten einen klaren Überblick über die passenden ELO-Module, Workflows und Integrationen – bezogen auf Ihre aktuelle Situation.
Keine. Wir stellen gezielte Fragen und führen Sie strukturiert durch die Session.
In der Regel innerhalb von 1–3 Wochen – abhängig vom gewünschten Funktionsumfang.
Ja. ELO verfügt über stabile Schnittstellen zu allen gängigen ERP- und FiBu-Systemen.
Die Kosten hängen von Modulen, Nutzerzahlen und Integrationen ab. Sie erhalten ein konkretes Realisierungskonzept nach der Analyse.