Das Unternehmen
Volle Prozesstransparenz für 16 Kinos durch digitalisierte Dokumentenprozesse
Die Kieft Projekt- und Verwaltungs GmbH übernimmt u.a. das Management der Filmpalast-Kinos, die aktuell an 16 Standorten deutschlandweit vertreten sind.
Der familiengeführte Betrieb wurde 1948 in Lübeck gegründet und blickt auf eine über 75-jährige, erfolgreiche Unternehmensgeschichte zurück.
Heute beschäftigt die Unternehmensgruppe im Inland mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Unternehmen:
filmpalast Gruppe
Branche:
Medien & Kultur
Unternehmensgröße:
< 501 Mitarbeitende
Standort:
Deutschland
Eingesetzte Lösungen:
ELO ECM Suite, ELO Invoice, ELO Workflow
Integrationen:
ELO for DATEV, Reiskostenabrechnung mit Candis
Ausgangslage
Zentrale Herausforderungen
Mit der Abkündigung des bisherigen DATEV-Dokumentenmanagementsystems (DATEV DMS classic) suchte die Kieft Projekt- & Verwaltungs GmbH nach einer leistungsfähigen und zukunftssicheren Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung. Ziel war es, bestehende Prozesse ohne Unterbrechung fortzuführen und gleichzeitig die Digitalisierung im Unternehmen konsequent weiter auszubauen.
Zusätzlich sollten papierbasierte Abläufe reduziert sowie Such-, Freigabe- und Dokumentenprozesse deutlich beschleunigt werden – für mehr Effizienz und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag.
Im Fokus
- Nahtlose Integration in die bestehende DATEV-Umgebung
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente
- Reibungslose Übernahme bestehender Dokumente und Strukturen
- Reduzierung von Medienbrüchen und von papierbasierten Abläufen
- Medienbrüche reduzieren
- Beschleunigung von Such- Freigabe- und Dokumentenprozessen
Lösung
Kein Projekt ohne Integration
Durch die Verzahnung von ELO und DATEV können Belege und Dokumente direkt aus den gewohnten Anwendungen heraus archiviert, recherchiert und weiterverarbeitet werden.
Gleichzeitig sorgt die zentrale Dokumentenablage standortübergreifend für transparente und nachvollziehbare Prozesse.
Es wurde eine moderne und leistungsstarke ECM-/DMS-Lösung implementiert, die optimal auf die Anforderungen von DATEV-Anwendern abgestimmt ist.
Die Migration erfolgte schrittweise und ohne nennenswerte Einschränkungen im Tagesgeschäft.
Zusätzlich wurde eine Digitalisierung des Reisekostenabrechnungsprozesses durchgeführt (Workflowgesteuert).
Im Projekt wurden:
- bestehende Dokumentenstrukturen analysiert und übernommen
- Archivierungs- und Freigabeprozesse digitalisiert
- die Integration in DATEV-Anwendungen umgesetzt
- individuelle Workflows eingerichtet
- sowie Mitarbeitende gezielt geschult
- Übergabe der Rechnungsinformationen inkl. Vorkontierung an DATEV
Ergebnis
Konkrete Mehrwerte
Besonders positiv bewertet wurde die hohe Benutzerfreundlichkeit der Lösung sowie die reibungslose Integration in die bestehende DATEV-Systemlandschaft.
Die Kieft Projekt- und Verwaltungs GmbH profitiert heute von effizienteren Prozessen, kürzeren Durchlaufzeiten, maximaler Transparenz und einer modernen digitalen Arbeitsweise.
„Mit ELO steht uns ein modernes und benutzerfreundliches System zur
Verfügung, dass alle gesetzlichen und unternehmerischen Anforderungen
erfüllt.“ – Dr. Patrick Kuschel –
Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:
- schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten
- deutlich weniger Papier
- automatische Ablage
- volle Transparenz in Freigabe- und Bearbeitungsabläufen (IKS)
- revisionssichere und zentrale Dokumentenarchivierung
- optimale Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen über alle Standorte
- sowie eine zukunftssichere Plattform für weitere Digitalisierungsprojekte
Funktionale Umsetzung
Abgedeckte Anforderungen
Rechnungsmanagement
Workflow-gestützte Freigaben
Archivierung & Storage
E-Rechnung
Auftragsabwicklung
Recherche & Volltextsuche
Geschäftsprozess-Management
Rechtskonforme Archivierung
Technologie
ELO-Module & Schnittstellen
ELO-Module
- ELO Client
- ELO OCR
- ELO Workflow
- ELO iSearch
- ELO Invoice
- ELO Fulltext
- ELO Web Access
- ELO for Mobile Devices
- ELO xc
IT-Umgebung
- ERP / Finanzbuchhaltung: SAP Business One®, DATEV
- Datenbank: Microsoft SQL
- E-Mail: Microsoft Exchange
- Betriebssysteme: Windows, Windows Server
Nächster Schritt
Welche ELO-Module passen zu Ihrem Unternehmen?
In einer 45-minütigen Präsentation zeigen wir Ihnen die relevanten Module und Workflows – individuell abgestimmt auf Ihre Prozesse.
