Referenzprojekt
Otto Brandes: Auftragsakte und ELO Invoice
- Branche
- Pharma-, Lebensmittel- und Futtermittelindustrie
- Eingesetzte Lösungen
- ELO ECM Suite, ELO Invoice
Das Unternehmen
Auftragsakte und ELO Invoice
Die Otto Brandes GmbH beliefert die Pharma-, Lebensmittel- und Futtermittelindustrie mit Wirk- und Inhaltsstoffen. Seit 1923 verbindet das unabhängige Unternehmen die herstellende mit der verarbeitenden Industrie.
Strenge rechtliche Auflagen, Audits und die Anforderungen an die Auftragsabwicklung prägen das Geschäft. Gesucht war eine Digitalisierungsplattform, die diese Abläufe unterstützt und sich an künftige Prozesse anpassen lässt.
Con-Solutions setzte mit Otto Brandes eine workflowbasierte Auftragsabwicklung und ein digitales Rechnungsmanagement auf Basis von ELO um.
Ausgangslage
Papierakten und fehlender Überblick
In der Auftragsabwicklung benötigten die Mitarbeitenden einen Ersatz für die papierbasierte Auftragsakte. Die neue Lösung sollte Dokumente zentral zusammenführen, die Bearbeitung durch vorgegebene Schritte führen und automatisierte Kontrollen ermöglichen. Revisionssichere Ablage und die Validierbarkeit des Systems gehörten zu den Anforderungen.
In der Buchhaltung kamen Rechnungen über unterschiedliche Kanäle an. Ein klarer Überblick über den Bearbeitungsstatus fehlte; lange Durchlaufzeiten, verzögerte Freigaben und verpasste Skontofristen waren die Folge. Medienbrüche und fehlende Auswertungen erschwerten zusätzlich die Kostenkontrolle.
Anforderungen an die Abläufe
- Eine zentrale digitale Auftragsakte statt verteilter Papierdokumente
- Nachvollziehbare Bearbeitungsschritte und klare Zuständigkeiten
- Automatisierte Kontrollmechanismen in der Auftragsabwicklung
- Transparenter Rechnungsstatus und dokumentierte Freigaben
Umsetzung
Vom Auftrag bis zur Rechnung digital
Con-Solutions und Otto Brandes digitalisierten die Auftragsabwicklung vom Vertrieb bis zur Auslieferung. Dazu definierten sie eine einheitliche digitale Aktenstruktur, entwickelten Workflows und formulierten Arbeitsanweisungen für die einzelnen Schritte. Dokumente liegen zentral und einheitlich benannt vor; Mitarbeitende können den Status in Echtzeit einsehen.
Für die Eingangsrechnungen nutzt Otto Brandes ELO Invoice mit Anbindung an das ERP-System Microtech. Rechnungen aus E-Mails und in Papierform gelangen in einen gemeinsamen Erfassungs- und Archivierungsprozess. Der ELO DocXtractor liest Rechnungsdaten und E-Rechnungen aus und gibt sie zur automatischen Weiterverarbeitung weiter.
Workflowgestützte Prüfungen und Freigaben verkürzen die Durchlaufzeiten. Das System protokolliert Änderungen und Freigaben; grafische Dashboards ermöglichen die Auswertung der Rechnungsprozesse.
Im Projekt umgesetzt
- Digitale Aktenstruktur für die gesamte Auftragsabwicklung
- Workflows mit Arbeitsanweisungen und definierten Verantwortlichkeiten
- Zentrale Rechnungserfassung und revisionssichere Archivierung
- Automatische Datenextraktion mit ELO DocXtractor
- ERP-Anbindung an Microtech und Auswertungen im Rechnungsmanagement
Ergebnis
Weniger Routinearbeit, nachvollziehbare Prozesse
Otto Brandes berichtet von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger Fehlern und einer höheren Datenqualität. Automatische Weiterleitungen und Eskalationen entlasten die Mitarbeitenden; die dokumentierten Abläufe erleichtern Rückfragen und die Vorbereitung auf Audits.
Aktuelle Daten im Rechnungswesen verbessern die Liquiditätsplanung. Die automatisierten Abläufe helfen, Skontofristen einzuhalten sowie Doppelzahlungen und Fehlbuchungen zu reduzieren. Klare Prozesse tragen laut Referenzbericht auch zu einer höheren Mitarbeitendenzufriedenheit bei.
„Mit der Con-Solutions haben wir immer schnell den Weg vom Bedarf über die präzise Umsetzung zu den gewünschten Lösungen gefunden. Hervorheben möchte ich dabei die ausgezeichnete Erreichbarkeit und die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe“ – Sven Kahlbohm, Geschäftsleitung
Nutzen im Arbeitsalltag
- Unternehmensweiter Zugriff auf zentral abgelegte Dokumente
- Weniger Papier und Medienbrüche zwischen E-Mail, ERP und Akte
- Entlastung von Routineaufgaben und kürzere Rechnungsbearbeitung
- Bessere Vorbereitung auf Prüfungen durch ein internes Kontrollsystem
- Unterstützung des mobilen Arbeitens
Funktionale Umsetzung
Abgedeckte Anforderungen
Digitale Auftragsakte
Workflow & Geschäftsprozess-Management
Rechnungsmanagement & E-Rechnung
Belegerfassung & Datenextraktion
ERP-Integration
Rechtskonforme Archivierung
Qualitätsmanagement
Mobiles Arbeiten
Technologie
ELO-Module & Schnittstellen
ELO-Module
- ELO ECM Suite
- ELO Invoice
- ELO DocXtractor
IT-Umgebung
- Microtech
Auftragsakten und Rechnungen digitalisieren
Wir besprechen mit Ihnen, wie ELO Ihre Auftragsabwicklung und Rechnungsprüfung unterstützen kann und welche Anbindung Ihr ERP-System benötigt.
