ERP-Integration
DIAMANT und ELO: Rechnungsworkflow im Detail
Ein integrierter Rechnungsprozess verbindet Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung. Welche Daten tatsächlich übertragen werden, hängt von Schnittstelle, Version und Projektkonfiguration ab.
Vor dem Datenfluss kommt die Prozessklärung
DIAMANT und ELO erfüllen im Rechnungsprozess unterschiedliche Aufgaben. Im Workshop sollten Belegarten, führende Daten, Zuständigkeiten, Statuswerte, Fehlerfälle und der gewünschte Zugriff auf das Originaldokument abgestimmt werden.
- Eingangskanäle und Belegarten aufnehmen
- Führende Daten je Prozessschritt festlegen
- Prüfung, Freigabe und Vertretung definieren
- Übergabe, Rückmeldung und Fehlerbehandlung testen
- Archivstruktur und Zugriff aus der Buchhaltung prüfen
Ein möglicher Ablauf im Integrationsprojekt
Rechnung erfassen
Papier, PDF oder E-Rechnung im vorgesehenen Eingang zentral übernehmen.
Daten prüfen
Rechnungsdaten, Pflichtfelder, Kreditor und Dubletten anhand definierter Regeln prüfen.
Freigabe steuern
Sachliche und rechnerische Prüfung mit Rollen, Vertretung und Eskalation abbilden.
An DIAMANT übergeben
Freigegebene Informationen nach dem vereinbarten Datenmodell übertragen und Rückmeldung verarbeiten.
Beleg wiederfinden
Original, Status und Prozessnachweis aus dem Buchungs- oder Archivzusammenhang zugänglich machen.
Konkrete Fragen für die Projektentscheidung
Keine Schnittstelle ohne Testfälle
Systemversionen, Datenfelder und Betriebsmodell müssen vor der Umsetzung bestätigt werden. Dieser Beitrag beschreibt ein Prozessmodell und ersetzt keine technische Schnittstellendokumentation.
- Datenflussdiagramm freigeben
- Testfälle für Erfolg und Fehler definieren
- Systemversionen und Verantwortlichkeiten dokumentieren
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